Polske skattemyndigheter har publisert nye retningslinjer for hvordan virksomheter skal håndtere fakturaer som ved en feil er sendt inn via det nasjonale e-Invoicing-systemet (KSeF). Avklaringen bekrefter at en faktura, etter at den er godkjent og har fått tildelt et KSeF-nummer, ikke kan slettes eller trekkes tilbake. Eventuelle feil må i stedet rettes gjennom den formelle korrigeringsprosessen.
Selv om avgjørelsen gjelder en konkret sak, gir den verdifull veiledning til virksomheter som forbereder seg på obligatorisk KSeF. Den understreker betydningen av å validere fakturadata før innsending og etablere tydelige rutiner for å korrigere feil etter at fakturaene er registrert i systemet.
Hva er avklart?
Retningslinjene bygger på en individuell skatteavgjørelse som gjaldt en virksomhet som ved en feil sendte en faktura til KSeF, selv om den ikke skulle vært sendt via plattformen.
Etter at KSeF hadde godkjent fakturaen og tildelt den et identifikasjonsnummer, spurte den skattepliktige om dokumentet kunne bli liggende i systemet uten ytterligere tiltak.
Polske skattemyndigheter konkluderte med at dette ikke er mulig.
Ifølge avgjørelsen:
- fakturaer som har fått et KSeF-nummer, har fått rettslig gyldighet;
- fakturaer registrert i KSeF kan ikke slettes eller annulleres;
- feil må korrigeres ved å utstede en kredit- eller korrigeringsfaktura;
- i den konkrete saken som avgjørelsen omhandler, skal korrigeringsfakturaen redusere verdien av den opprinnelige fakturaen til null.
Denne avklaringen bekrefter at KSeF er mer enn en ren overføringsplattform. Når en faktura er godkjent, blir den en del av det offisielle fakturaregisteret.
Hvorfor er dette viktig?
For virksomheter som innfører KSeF, fremhever disse retningslinjene et viktig operativt aspekt ved clearance-modellen.
I motsetning til tradisjonelle faktureringsmiljøer kan godkjente fakturaer ikke bare fjernes fra systemet dersom en feil oppdages i etterkant. Virksomheter trenger derfor solide kontroller før innsending og tydelig definerte rutiner for korrigering når feil oppstår.
Dette gjør validering av fakturaer til en stadig viktigere del av den komplette faktureringsprosessen.
Praktiske konsekvenser for virksomheter
Etter hvert som virksomheter fortsetter forberedelsene til obligatorisk KSeF, blir flere praktiske forhold stadig viktigere.
Valider fakturadata før innsending
Siden fakturaer ikke kan slettes etter at de er godkjent, bør virksomheter redusere risikoen for feil innsending ved å validere masterdata, mva-behandling og fakturainnhold grundig.
Etabler tydelige rutiner for korrigering
Økonomiteam bør forstå når en korrigeringsfaktura er nødvendig, hvordan den skal utstedes, og hvordan slike korrigeringer påvirker de etterfølgende regnskapsprosessene.
Gjennomgå ERP- og e-Invoicing-integrasjoner
ERP-systemer og e-Invoicing-løsninger bør, der det er mulig, støtte validering før innsending. Dette hjelper virksomheter med å forhindre unødvendige feil før fakturaer sendes til KSeF.
Tidligere utvikling rundt KSeF
Denne avklaringen bygger videre på tidligere veiledning fra det polske finansdepartementet, etter hvert som virksomheter forbereder seg på obligatorisk e-Invoicing.
For å få en bedre forståelse av KSeF-rammeverket kan du lese våre tidligere artikler:
Hva, hvorfor og når? KSeF forklart
Polen ferdigstiller KSeF-regelverket før innføringen i 2026
Endringer virksomheter bør implementere
Selv om denne avklaringen ikke innfører ny lovgivning, gir den praktisk veiledning om hvordan virksomheter bør operere innenfor KSeF-rammeverket.
Virksomheter som forbereder seg på obligatorisk KSeF bør:
- validere fakturaer før innsending;
- implementere dokumenterte rutiner for korrigering;
- sørge for at ERP- og e-Invoicing-løsninger støtter robust validering før innsending;
- lære opp økonomiteam i de juridiske konsekvensene av fakturaer som er godkjent av KSeF.
Etter hvert som Polen nærmer seg obligatorisk e-Invoicing, understreker denne avklaringen et viktig prinsipp: Når en faktura først er godkjent av KSeF, kan den korrigeres, men den kan ikke slettes.
