De fleste virksomheter merker ikke at dokumentbehandlingen blir mindre effektiv. Det de legger merke til, er at det samme arbeidet dukker opp igjen og igjen.
De samme leverandørdokumentene må korrigeres. Manglende referanser må legges til manuelt. Klassifiseringer justeres etter behandlingen. Valideringsproblemer kommer tilbake til tross for tidligere korrigeringer.
Hver enkelt korrigering tar bare noen få minutter.
Over tid blir disse minuttene til en betydelig operativ arbeidsbelastning.
Mange virksomheter antar at dette ganske enkelt er en naturlig del av vekst. Flere dokumenter betyr mer arbeid. I praksis handler problemet som regel ikke bare om dokumentvolumet. Det skyldes den økende mengden omarbeiding som oppstår på grunn av inkonsekvente data, tilbakevendende valideringsproblemer og stadig større prosessvariasjon.
Etter hvert som virksomheten vokser, øker kompleksiteten knyttet til dokumentbehandling ofte raskere enn prosessene som er utviklet for å håndtere den.
Den operative virkeligheten: De samme korrigeringene kommer stadig tilbake
Dokumentintensive prosesser blir sjelden ustabile på grunn av ett stort problem. De blir ustabile fordi små problemer gjentar seg kontinuerlig.
En leverandør bruker et litt annerledes dokumentformat. En obligatorisk referanse mangler. Støttedokumentasjon kommer i et annet format enn forventet. Et dokument blir klassifisert feil og må gjennomgås før behandlingen kan fortsette.
Ingen av disse situasjonene er spesielt vanskelige å løse. Utfordringen er at de stadig kommer tilbake.
Etter hvert som dokumentvolumet øker, blir gjentakende korrigeringer gradvis en del av den daglige driften. Teamene bruker stadig mer tid på å validere, korrigere og behandle informasjon på nytt som egentlig allerede burde vært korrekt.
Til slutt blir omarbeiding en del av prosessen i stedet for et unntak.
Hvorfor utfordringen vokser etter hvert som virksomheten ekspanderer
Vekst innebærer mer enn bare flere dokumenter.
Nye leverandører bringer med seg nye dokumentformater. Forretningsenheter utvikler egne måter å håndtere dokumentasjon på. Oppkjøp introduserer alternative standarder og arbeidsprosesser. Internasjonal ekspansjon øker variasjonen i språk, referanser og støttedokumentasjon.
Hver variasjon skaper en ny mulighet for inkonsistens.
Ved lavere dokumentvolumer kan teamene kompensere gjennom erfaring. De kjenner igjen vanlige problemer og løser dem raskt. Etter hvert som både dokumentvolumet og antallet dokumentkilder øker, blir denne arbeidsmåten stadig vanskeligere å opprettholde.
Resultatet er at den manuelle arbeidsmengden ofte vokser raskere enn selve dokumentvolumet.
Virksomheter oppdager at stadig mer av behandlingskapasiteten brukes på gjentakende korrigeringer i stedet for nytt arbeid.
Hvor valideringsmangler skaper operativt press
Mange virksomheter fokuserer først og fremst på nøyaktigheten i datauttrekket når de vurderer dokumentprosessene sine.
Den største utfordringen ligger imidlertid ofte i valideringen.
Informasjonen kan være hentet ut korrekt, men likevel være ufullstendig, inkonsekvent eller utilstrekkelig for videre behandling. Manglende referanser, uklart eierskap, inkonsekvente klassifiseringer og ufullstendig støttedokumentasjon skaper situasjoner som krever ekstra gjennomgang.
Disse valideringsmanglene skaper sjelden store forstyrrelser hver for seg.
I stedet fører de til en jevn strøm av manuelle inngrep. Et dokument gjennomgås. Korrigeres. Sendes inn på nytt. Kontrolleres igjen. Godkjennes manuelt.
Prosessen fortsetter å fungere, men forutsigbarheten blir gradvis dårligere fordi stadig flere transaksjoner er avhengige av menneskelig inngripen for å komme videre.
Sammenhengen med tilstøtende prosesser
Konsekvensene av dokumentomarbeiding begrenser seg sjelden til selve dokumentbehandlingen.
Accounts payable-team opplever ofte konsekvensene først. Manglende informasjon og tilbakevendende valideringsproblemer fører til et økende antall avvik og forsinkelser i godkjenningsprosessen lenge etter at dokumentene har kommet inn i økonomiprosessen.
Internasjonale fakturaflyter skaper ytterligere variasjon fordi ulike leverandørpraksiser, lokale krav og landsspesifikk dokumentasjon gir flere muligheter for valideringsfeil og manuelle gjennomganger.
Innkjøpsprosessene blir også påvirket. Når støttedokumentasjon er inkonsekvent eller vanskelig å validere, blir innkjøpsforpliktelser vanskeligere å spore, og det blir mer krevende å opprettholde den operative sammenhengen.
Det som først ser ut til å være et dokumentproblem, utvikler seg ofte til et bredere prosessproblem når konsekvensene sprer seg til de etterfølgende prosessene.
En gjennomgang midt i året gir mulighet til å prioritere forbedringer
Virksomheter blir sjelden avhengige av manuelt arbeid fordi automatiseringen slutter å fungere.
De blir avhengige av manuelt arbeid fordi prosessvariasjon gradvis skaper stadig flere situasjoner som automatiseringen ikke kan håndtere på en konsekvent måte.
Etter hvert som antallet leverandører, forretningsenheter, systemer og dokumenttyper øker, begynner små inkonsekvenser å skape tilbakevendende korrigeringer gjennom hele prosessen. Dokumentomarbeidingen øker, valideringsarbeidet blir mer omfattende, og resultatene av prosessen blir mindre forutsigbare.
Virksomhetene som lykkes best med å skalere, er som regel ikke de som behandler flest dokumenter. Det er de som oppdager gjentakende dokumentomarbeiding på et tidlig tidspunkt og hindrer at den blir en fast del av den daglige driften.
Hvis tilbakevendende korrigeringer og valideringsproblemer tar stadig mer tid, kan det være verdt å undersøke hvor dokumentrelatert omarbeiding er i ferd med å bli en fast del av prosessen.
