ReadSoft Online: 5 tips en tricks voor gebruikers

Toen ik drie jaar geleden bij Dynatos begon te werken, was een van de eerste oplossingen waarin ik me specialiseerde het ReadSoft portfolio met in het bijzonder ReadSoft Online. Destijds was dit nog een opkomende technologie voor het vastleggen van facturen in de cloud maar al snel werden nieuwe functies en verbeteringen toegevoegd. Tegenwoordig is het een complete oplossing voor het opstellen van facturen met mobiele goedkeuring en analytische codering voor elk type factuur, die eenvoudig kan worden geïntegreerd met elke moderne boekhoudapplicatie.

Top 5 tips en tricks voor het werken met ReadSoft Online:

  1. Tekenen of dubbelklikken … dat is de vraag.
  2. Gebruikers versus groepen.
  3. Mobiele applicatie ReadSoft.
  4. Schakel ‘batch bij elkaar houden’ uit.
  5. Bewaar het beste voor het laatst … API-webservice.

1. Tekenen of dubbelklikken … dat is de vraag

Wanneer de engine voor het vastleggen van gegevens van ReadSoft Online een factuurveld in het document niet correct kan identificeren, kan de gebruiker de waarde handmatig wijzigen zodat de zelflerende engine in de loop van de tijd beter en nauwkeuriger wordt.

Een veld corrigeren kan op meerdere manieren:

  • Door een rechthoek rond de waarde op de factuurafbeelding te tekenen terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt
  • Door de waarde handmatig in te voeren
  • Door een waarde uit een keuzelijst (stamgegevens) te selecteren
  • Door te dubbelklikken op de waarde op de afbeelding terwijl u de bedieningstoets ingedrukt houdt

De dubbelklik-methode is de meest efficiënte manier om de engine voor het vastleggen van gegevens te leren waar een specifiek veld op de factuurafbeelding te vinden is. Het gebruik van deze methode zal de algehele factuurherkenning-percentage in de loop van de tijd verbeteren.

2. Gebruikers versus groepen

In ReadSoft Online heeft elke gebruiker zijn eigen account. Elk account krijgt bepaalde rechten (bijvoorbeeld: facturen verifiëren en corrigeren, facturen goedkeuren, toegang krijgen tot de opslag en meer…). Bevoegdheden kunnen worden verleend op gebruikersniveau of op groepsniveau. Over het algemeen zullen privileges op gebruikersniveau over-reglementeren op groepsniveau. Maar het beheren van rechten op groepsniveau bespaart veel moeite bij het toevoegen van nieuwe gebruikers aan het platform. Gebruikers kunnen worden toegevoegd of verwijderd uit groepen, en door dit te doen, zullen ze onmiddellijk de juiste rechten ontvangen.

3. Mobiele applicatie ReadSoft

Het ReadSoft Online-platform wordt geleverd met een gratis mobiele applicatie waarmee u facturen van uw mobiele apparaat kunt goedkeuren of weigeren. De applicatie kan worden gedownload via de app store en heet ‘ReadSoft Mobile’. Het enige dat nodig is om de app te configureren, is de juiste URL naar de ReadSoft Online-omgeving en uw accountgegevens te verstrekken. Alle andere instellingen worden automatisch opgehaald. Bij het starten van de applicatie ziet een gebruiker direct een lijst met facturen die nog moeten worden goedgekeurd. De gebruiker heeft toegang tot de factuurafbeelding met alle relevante gegevens. ReadSoft Mobile is erg handig voor gebruikers die niet altijd toegang hebben tot hun laptop of desktopcomputer en die graag de factuurinformatie bij de hand willen hebben.

4. Schakel ‘batch bij elkaar houden’ uit

Standaard moeten bij het scannen van facturen in batches eerst alle documenten in die batch worden verwerkt voordat de uitvoer van de hele batch kan worden gegenereerd. Door deze functie uit te schakelen, wordt elke factuur binnen de batch afzonderlijk behandeld, waardoor de output wordt gegenereerd zodra de factuur is verwerkt. Deze functie kan alleen worden uitgeschakeld als de ReadSoft Online Separation Service is uitgeschakeld. Hierdoor is de handmatige scheidingsfunctie niet langer beschikbaar in ReadSoft Online. Tegelijkertijd kan dit de verwerkingstijd aanzienlijk verlengen, omdat elke factuur afzonderlijk wordt behandeld.

5. Bewaar het beste voor het laatst … API-webservice

Met de ReadSoft Online API (RSO-API) kunnen partners, zoals Dynatos, op afstand toegang krijgen tot services die beschikbaar zijn in ReadSoft Online. De API biedt geavanceerde integratie-opties tussen ReadSoft Online en andere systemen en maakt het mogelijk om informatie rechtstreeks met ReadSoft Online uit te wisselen.

Dynatos gebruikt zijn webservice voor ReadSoft Online in bijna elk type project bij verschillende klanten. Het maakt het ReadSoft Online-platform flexibeler en dynamischer.

6. Dynatos-webservice extra functies:

  • Lijsten van gebruikers automatisch uploaden en downloaden.
  • IBAN-controles uitvoeren op basis van leveranciersstamgegevens.
  • B-registratiecontroles uitvoeren voor leveranciers op basis van stamgegevens.
  • Stel standaard codeerlijnen voor een leverancier voor, op basis van een lijst die door de klant is verstrekt.
  • Voer inkooporderafstemming uit met gegevens in de backoffice.
  • Creëer output in verschillende formaten (XML, CSV, …).
  • Converteer en upload stamgegevens uit verschillende invoerformaten.

Als u de Dynatos-webservice voor uw project gebruikt, krijgt u meer controle over het platform en adviseren wij u dan ook hier gebruik van te maken.

Gerelateerd

Ik ontvang graag de Dynatos nieuwsbrief en updates


Menu