A partir de 2026, todas las facturas en Polonia deberán pasar por KSeF. Esto significa mucho más que cambiar de formato: las empresas deben adaptar sus procesos internos, sistemas informáticos y flujos de cumplimiento. ¿Cómo puede prepararse de forma eficaz?
El proceso de KSeF en 5 pasos
Cada factura debe ser validada por la autoridad fiscal antes de tener validez legal:
- Autorización para emitir facturas electrónicas.
- Autenticación dentro de KSeF.
- Envío de la factura en formato FA(3) XML.
- Validación en tiempo real por la autoridad fiscal.
- Asignación de un número único de KSeF.
¿Qué cambia para su empresa?
- Formato: las facturas deben cumplir con FA(3) XML.
- Validación: los campos faltantes o errores darán lugar a rechazos.
- Autorización: acceso mediante token, certificado o firma electrónica cualificada.
- Archivado: se requiere almacenamiento seguro y trazabilidad a prueba de auditorías.
Principales desafíos
- Los procesos heredados (PDF, papel) dejarán de ser válidos.
- Escenarios híbridos de facturación durante el período de transición.
- Mayor complejidad con múltiples ERP o en operaciones transfronterizas.
Cómo prepararse
- Asegúrese de que su sistema ERP o financiero sea compatible con FA(3) XML.
- Configure flujos de trabajo para validación y gestión de errores.
- Pruebe con antelación en entornos sandbox para reducir riesgos en la puesta en marcha.
Conclusión
Las organizaciones que actúen ahora minimizarán riesgos, evitarán sanciones y garantizarán un funcionamiento fluido cuando entre en vigor la obligación.
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