Ingen PDF-er, og absolutt ikke papir. Christian van Geel fra Dynatos mener at CFO-er bør sikte mot en fullstendig digital transformasjon, inkludert elektroniske fakturaer. «Dette gir raskere innsikt i organisasjonens status.»
«Det er egentlig uforståelig,» begynner Chief Revenue Officer. «På den ene siden skriver et selskap ut en digital fil eller lager en PDF med ett klikk; på den andre siden mottas den filen med teknologi som kan lese den. Mens den digitale filen kunne vært sendt direkte. Uten trinn som utskrift, sending, opprettelse av en PDF, e-post og til slutt gjenkjenning via Optical Character Recognition-programvare. Det kan… Nei, det må være enklere. Fakturabehandling i økonomisystemet kan være fullt automatisert dersom den leveres elektronisk.»
Det spiller ingen rolle hvilken plattform det er; hvis du har en god e-invoicing plattform, kan den hente, gjenkjenne og lese den sendte fakturaen.
Christian van Geel, CRO i Dynatos.
Matching av fakturaer
Interessant nok starter digitalisering ikke nødvendigvis med fakturaene, men i fronten. «Hvor mange av organisasjonens leverandører bruker allerede digitale fakturaer? I tillegg, har dere satt opp innkjøpskontrakter så godt at du og dine ansatte kan opprette innkjøpsordrer basert på dem? Når disse PO-ene er godkjent i organisasjonen, kan dere matche innkommende fakturaer med dem og automatisk klargjøre dem for betaling. Tross alt er PO-en allerede godkjent.»
Van Geel observerer at Optical Character Recognition (OCR)-programvare for å gjenkjenne data på PDF-er har blitt bedre gjennom årene. «Men i praksis konverterer du egentlig PDF-en tilbake til et digitalt format. Selv om teknologien har blitt bedre, er det fortsatt en risiko for at felter blir feillest. Med ekte e-invoices har du ikke den risikoen. Det er fullstendig digital kommunikasjon uten mellomledd. En leverandør sender en faktura via XML, EDI eller kanaler som Peppol eller Tungsten eller landsspesifikke kanaler som SDI i Italia. Det spiller ingen rolle hvilken plattform det er; en god e-invoicing plattform kan hente, gjenkjenne og lese den sendte fakturaen. Fakturaer basert på et PO-nummer blir automatisk bokført hvis det ikke er avvik. Systemer bruker matchingkriterier som pris, PO-nummer og om varene er mottatt.»
Gjennomføre en scan
Du kan gjennomføre en onboardinganalyse for å finne ut om leverandørene dine er koblet til et av de nevnte nettverkene. Van Geel: «På kort tid kan du se hvor mange av fakturaene dine som kan behandles elektronisk. Ofte er det overraskende mange. Routty-plattformen som Dynatos markedsfører har et dashboard for kunder hvor informasjon deles om hvilke leverandører som kan fakturere digitalt via Peppol eller andre nettverk. Kundene blir proaktivt informert om mulige digitale transformasjoner. Dette kan betydelig fremskynde prosessen med å gå bort fra PDF-er.»
Få betalt raskere
Scannen hjelper, men organisasjonen din må bestemme en langsiktig onboardingstrategi for digitalisering. Hvordan får du leverandører til å gå bort fra den enkle og mye brukte PDF-en? Teknologien er der; nå er det opp til selskapene å ta den i bruk. Raskere betaling kan også være et insentiv for leverandører til å bytte. Van Geel: «Du trenger kanskje ikke holde deg til en betalingsterm på 30 dager, kanskje bare 14 dager, fordi fakturaen beveger seg raskt gjennom systemene. Spørsmålet er selvfølgelig om dere ønsker å tilby dette som organisasjon, med tanke på selskapets kontantstrøm. Den langsiktige onboardingstrategien starter også med den første kontrakten med en leverandør. Gjør avtaler om fakturaformatet og håndhev visse standarder der det er mulig.»
Raskere betaling kan også være et insentiv for leverandører til å bytte.
Christian van Geel, CRO i Dynatos.
Grunnlaget – den digitale behandlingen av fakturaer – må være på plass for å ta neste steg. Van Geel: «Der vi fortsatt i stor grad er et PDF-land, finnes det en mulighet til å gjøre faktureringsprosessen fullt digital i årene som kommer. Vi må bort fra PDF-fakturaen. Source-to-pay-prosessen kan være fullt digital; teknologien er der. Det er effektivt, effektivt og forhindrer feil. I tillegg får finansavdelingen mer rom til å fungere som en forretningspartner basert på de mest oppdaterte tallene, som er fullt digitalt innhentet. Hvorfor skulle vi ikke digitalisere denne prosessen?»
Start å automatisere finans- og innkjøpsprosessene i organisasjonen din i dag.
