Intelligent Document Processing kan gjøre dokumenter om til strukturerte data med begrenset manuell innsats. Dokumenter klassifiseres, relevante felt identifiseres, og informasjon trekkes ut før den sendes videre til etterfølgende systemer.
Denne funksjonaliteten løser en viktig del av dokumentbehandlingen, men den fastslår ikke at hver uttrekte verdi er klar til bruk.
Et leverandørnavn kan leses korrekt, men ikke samsvare med forventet leverandørregister. En innkjøpsordrereferanse kan fanges nøyaktig slik den står i dokumentet, men vise til feil transaksjon. Et beløp kan trekkes ut uten feil og likevel være i konflikt med informasjon et annet sted i prosessen.
I hvert tilfelle har uttrekket fungert som tiltenkt. Usikkerheten ligger et annet sted: Kan informasjonen stoles på i konteksten der den skal brukes?
Her blir validering en kvalitetssikring. Den skaper et kontrollpunkt mellom uttrekk av informasjon fra et dokument og det å la informasjonen påvirke en transaksjon, godkjenning eller finansiell registrering.
Nøyaktig uttrekk garanterer ikke pålitelige data
Uttrekksnøyaktighet måler om informasjon i et dokument er identifisert korrekt. Hvis et dokument inneholder et fakturanummer, leverandørnavn, dato, beløp eller referanse, bør den uttrekte verdien samsvare med det som faktisk står der.
Det er avgjørende, men det svarer bare på ett spørsmål om datakvalitet.
Tenk på en leverandør som legger inn feil innkjøpsordrenummer på en faktura. Et dokumentbehandlingssystem kan gjenkjenne hvert tegn korrekt. Fra et uttrekksperspektiv er resultatet nøyaktig. Fra et prosessperspektiv er informasjonen fortsatt feil.
Det samme gjelder når et dokument inneholder utdatert leverandørinformasjon eller et beløp som ikke samsvarer med den underliggende transaksjonen.
Nøyaktig uttrekk gjengir det dokumentet sier. Det fastslår ikke om dokumentet faktisk inneholder informasjonen virksomheten forventer.
Dette skillet avgjør om uttrekte data trygt kan gå videre uten ekstra inngrep.
Validering kobler dokumentdata til operativ kontekst
Validering gir neste lag.
Noen kontroller gjelder selve dokumentet. Obligatorisk informasjon kan kontrolleres for fullstendighet, verdier kan vurderes mot forventede formater, og forhold mellom felt kan testes for intern konsistens.
Andre kontroller krever kontekst utenfor dokumentet.
Leverandørdetaljer kan sammenlignes med masterdata. Innkjøpsordrereferanser kan kontrolleres mot eksisterende transaksjoner. Beløp kan sammenlignes med forventede verdier, mens dokumentinformasjon kan vurderes mot relevante forretningsregler.
Målet er ikke bare å avgjøre om et dokument er tolket korrekt. Målet er å fastslå om den resulterende informasjonen oppfyller betingelsene som kreves av prosessen som følger.
Dette blir stadig viktigere etter hvert som dokumentbehandling automatiseres mer. Når færre mennesker gjennomgår informasjon mellom dokumentmottak og videre behandling, må usikkerhet bli synlig før andre systemer begynner å stole på dataene.
Manuell gjennomgang bør følge usikkerhet, ikke hvert dokument
Den enkleste sikringen er å be noen kontrollere uttrekt informasjon før den går videre.
Denne tilnærmingen gir kontroll, men begrenser også automatiseringen når den brukes uten skille. Hvis hvert uttrekte felt må sammenlignes manuelt med originaldokumentet, forblir prosessen avhengig av rutinemessig kontroll, selv når det meste av informasjonen er forutsigbar.
Et mer nyttig skille går mellom informasjon som oppfyller forventede betingelser, og informasjon som skaper reell usikkerhet.
Dokumenter med fullstendig og konsistent informasjon kan fortsette gjennom den planlagte prosessen. Manglende verdier, motstridende referanser, uventede sammenhenger eller andre vesentlige avvik kan sendes videre for ekstra oppmerksomhet.
Manuell gjennomgang blir da en respons på usikkerhet, ikke et standardtrinn for hvert dokument.
Dette endrer den operative rollen til validering. Formålet er ikke å bevise at hver enkelt opplysning er perfekt. Det er å gi nok tillit til at rutineinformasjon kan gå videre, samtidig som tvilsomme tilfeller blir synlige.
Systemtillit og forretningstillit svarer på ulike spørsmål
Automatisert dokumentbehandling kan også bruke konfidensmål for å vise hvor sikkert systemet er på en klassifisering eller en uttrekt verdi.
Disse målene er nyttige fordi de hjelper med å identifisere situasjoner der selve dokumenttolkningen er usikker. De bør likevel ikke forveksles med forretningsmessig gyldighet.
Et system kan ha høy tillit til at det har identifisert et innkjøpsordrenummer fordi nummeret er tydelig synlig. Om denne innkjøpsordren tilhører leverandøren og transaksjonen, er et annet spørsmål.
På samme måte kan et beløp trekkes ut med høy tillit og likevel avvike fra beløpet organisasjonen forventer.
Skillet går derfor mellom tillit til hva dokumentet sier og tillit til om informasjonen gir mening.
Det første bidrar til å avgjøre om uttrekket trenger gjennomgang. Det andre avhenger av validering mot den omkringliggende forretningskonteksten.
Pålitelig dokumentbehandling må ta hensyn til begge deler.
Sen validering gjør datausikkerhet til arbeid i leverandørreskontro
Når tvilsomme dokumentdata går videre i prosessen, forsvinner ikke usikkerheten. Den blir som regel et problem noen andre må løse.
Leverandørreskontro opplever ofte dette direkte.
En faktura kan komme inn med korrekt uttrekt informasjon, men ikke matche forventet innkjøpsordre. Støttedokumentasjon kan inneholde en referanse som er i konflikt med transaksjonen. Leverandørinformasjon må kanskje kontrolleres før en faktura kan gå videre.
Leverandørreskontro må da avgjøre hvilken informasjon som kan stoles på før behandlingen kan fortsette.
Når slike situasjoner gjentar seg, påvirker de first-time-right-behandlingen. Team begynner å kontrollere informasjon som allerede burde være pålitelig, mens rutinemessige transaksjoner blir avhengige av manuelle kontroller.
Tidligere validering fjerner ikke alle unntak i leverandørreskontro. Den hindrer at unngåelig datausikkerhet beveger seg videre i prosessen og blir gjentakende korrigeringsarbeid.
Strukturerte og dokumentbaserte data følger ulike veier til tillit
E-fakturaer kommer inn i organisasjonen på en annen måte enn PDF-er og andre ustrukturerte dokumenter.
Strukturerte fakturadata kommer allerede i forhåndsdefinerte felt. Det fjerner uttrekkstrinnet og gjør det mulig å utføre tekniske kontroller under fakturautvekslingen. Dokumentbasert informasjon må først klassifiseres og trekkes ut før tilsvarende forretningskontroller kan gjennomføres.
Veiene er forskjellige, men kravet til videre prosesser er likt.
Verken en korrekt uttrekt dokumentverdi eller et strukturelt gyldig fakturafelt er automatisk korrekt innenfor forretningstransaksjonen.
Dette skillet er viktig i hybride miljøer. Strukturerte og ustrukturerte innganger kan til slutt mate de samme godkjennings-, matching-, bokførings- eller rapporteringsprosessene. Disse videre prosessene trenger et passende nivå av tillit til informasjonen, uansett hvordan den kom inn i organisasjonen.
IDP bidrar til å etablere denne tilliten for dokumentbasert informasjon ved å gjøre validering til en del av veien fra dokumentmottak til videre bruk.
Validering er bare så pålitelig som referansedataene
Validering avhenger også av informasjonen som brukes som referansepunkt.
Leverandørmasterdata, innkjøpsordrer, kontrakter, kostnadssteder og annen transaksjonsinformasjon gir konteksten som trengs for å avgjøre om uttrekte verdier er plausible og konsistente.
Hvis disse kildene er uenige, kan validering avdekke konflikten, men ikke alltid automatisk fastslå hvilken versjon som representerer den faktiske transaksjonen.
Et dokument kan inneholde én leverandørdetalj, mens masterregisteret inneholder en annen. En kontrakt kan vise til betingelser som ikke er gjenspeilet i innkjøpsordren. Dokumentet kan være tolket perfekt, mens den bredere prosessen fortsatt inneholder motstridende informasjon.
Dokumentkvalitet kan derfor ikke skilles helt fra kvaliteten i det bredere datamiljøet. Pålitelig validering krever pålitelige sammenligningspunkter.
Riktig validering hindrer omarbeid uten å skape mer av det
Å legge til flere valideringsregler er ikke automatisk en forbedring.
For lite validering lar manglende, feil eller motstridende informasjon gå videre i prosessen, der korrigering blir mer forstyrrende. For mye lite målrettet validering kan sende rutinedokumenter til gjennomgang og gjenskape den manuelle avhengigheten automatisering skulle redusere.
Målet er å bruke kontroller der de hjelper med å skille pålitelig informasjon fra reell usikkerhet.
Det krever forståelse av hvilke felt og relasjoner som er viktige for den videre prosessen, hvilke avvik som representerer faktisk risiko, og hvilke variasjoner som trygt kan aksepteres.
Når validering utformes rundt disse betingelsene, kan forutsigbare dokumenter fortsette uten unødvendig inngripen, mens tvilsom informasjon identifiseres tidlig nok til å hindre bredere prosessforstyrrelser.
Validering gjør uttrekk til pålitelig input
Den operative verdien av Intelligent Document Processing slutter ikke når informasjon er trukket ut på en vellykket måte.
Videre systemer og team må vite om informasjonen er pålitelig nok til å brukes.
Validering skaper denne forbindelsen. Den kombinerer det som er identifisert i dokumentet, med regler, referansedata og transaksjonskontekst, slik at usikkerhet blir synlig før den skaper korrigeringsarbeid andre steder.
Dette skaper ikke en prosess uten unntak, og det fjerner ikke behovet for menneskelig vurdering. Det endrer hvor denne vurderingen brukes.
Rutineinformasjon kan gå videre når de nødvendige betingelsene er oppfylt. Menneskelig oppmerksomhet kan rettes mot tilfeller der dokumentet, eller forholdet til den bredere transaksjonen, skaper reell usikkerhet.
Det er kvalitetssikringen validering gir: ikke visshet om hvert dokument, men nok tillit til å vite når informasjon kan gå videre, og når den ikke bør det.
Hvis uttrekte dokumentdata fortsatt krever gjentatte kontroller senere i prosessen, kan det være verdt å undersøke hvor valideringen skjer for sent. Kontakt oss for å diskutere hvordan tidligere validering kan forbedre datapåliteligheten.
