Strukturert e-invoicing fjerner mye av usikkerheten som følger med tradisjonell fakturautveksling. I stedet for å tolke layout eller hente ut felt manuelt fra PDF-er, mottar organisasjoner fakturadata i forhåndsdefinerte strukturer. Obligatorisk informasjon kan kontrolleres automatisk, formater kan valideres, og overføringen følger etablerte standarder.
Dette gir et mer pålitelig utgangspunkt for fakturabehandling. Det betyr likevel ikke at hver verdi i en vellykket mottatt e-faktura automatisk kan stoles på av prosessene som følger etterpå.
En innkjøpsordrereferanse kan oppfylle kravene til format, men peke til feil ordre. En leverandøridentifikator kan være strukturelt gyldig, men ikke samsvare med forventet internt register. Avgiftsinformasjon kan bestå tekniske kontroller og likevel være feil for den underliggende transaksjonen.
I hvert tilfelle er fakturaen strukturert, og de nødvendige dataene kan være til stede. Spørsmålet som gjenstår, er om disse dataene faktisk representerer forretningstransaksjonen korrekt.
Etter hvert som organisasjoner blir mer avhengige av strukturert fakturautveksling, blir dette skillet stadig viktigere. Pålitelig automatisering krever mer enn å motta data i riktig format. Det krever tilstrekkelig tillit til at dataene er korrekte før videre prosesser handler på dem.
Se hvordan Dynatos støtter strukturert fakturautveksling på siden for e-invoicing.
Teknisk gyldighet er bare det første laget
Validering er allerede en grunnleggende del av e-invoicing.
Avhengig av gjeldende standard, nettverk og nasjonale krav kan fakturaer kontrolleres før eller under utvekslingen for obligatoriske felt, forventede datatyper, strukturelle regler og andre krav. Disse kontrollene hindrer at mange ufullstendige eller feilstrukturerte fakturaer går videre i prosessen.
Det er en viktig forbedring sammenlignet med dokumentbasert utveksling, der organisasjoner ofte selv må vurdere struktur og fullstendighet i fakturainformasjonen.
Begrensningen blir synlig når en teknisk akseptabel verdi sammenlignes med den operative virkeligheten.
Et obligatorisk felt for innkjøpsordre kan inneholde en gyldig referanse, men teknisk validering alene fastslår ikke nødvendigvis om den tilhører leverandøren eller transaksjonen som faktureres. Leverandørinformasjon kan oppfylle gjeldende strukturelle regler, men likevel være i konflikt med masterdataene hos den mottakende organisasjonen.
Dette skaper to ulike spørsmål.
- Kan fakturaen aksepteres i henhold til reglene som styrer utvekslingen?
- Og kan den mottakende organisasjonen stole på innholdet for å fortsette behandlingen?
For økonomifunksjonen avgjør det andre spørsmålet hvor mye manuelt arbeid som fortsatt gjenstår senere i prosessen.
Forretningsvalidering gir data mening
Forretningsvalidering kobler innkommende fakturainformasjon til det organisasjonen allerede vet om transaksjonen.
Innkjøpsordrer, leverandørmasterdata, kontrakter, varemottak, avgiftslogikk og organisasjonsstrukturer gir referansepunkter som fakturadata kan vurderes mot. I stedet for bare å kontrollere om informasjonen finnes, kan prosessen avgjøre om informasjonen samsvarer med transaksjonen organisasjonen forventer.
Det er her strukturerte data blir operativt nyttige.
En innkjøpsordrereferanse kan kontrolleres mot en eksisterende ordre og leverandør. Fakturaverdier kan sammenlignes med avtalte priser eller mottatte mengder. Leverandørinformasjon kan avstemmes mot interne registre. Avgiftsinformasjon kan vurderes ved hjelp av konteksten som finnes i den mottakende organisasjonen.
Kvaliteten på disse kontrollene avhenger imidlertid av kvaliteten på selve referansedataene.
Hvis leverandørregistre avviker mellom systemer, innkjøpsordrer er ufullstendige eller intern informasjon er utdatert, fastslår ikke validering automatisk hvilken versjon som er korrekt. I stedet avdekker den et avvik som noen fortsatt må løse.
Pålitelig e-invoicing avhenger derfor av to sider av samme transaksjon: kvaliteten på informasjonen som mottas, og kvaliteten på informasjonen som brukes til å validere den.
Valideringshull blir korrigeringer i leverandørreskontro
Når innkommende fakturainformasjon ikke kan valideres med tilstrekkelig tillit, flyttes usikkerheten som regel videre i prosessen.
Leverandørreskontro er ofte stedet der dette blir operativt arbeid.
En teknisk gyldig faktura kan fortsatt kreve at leverandørreskontro undersøker hvorfor en innkjøpsordre ikke stemmer, avgjør hvilket leverandørregister som er korrekt, håndterer uventet avgiftsinformasjon eller ber om avklaring fra virksomheten.
Strukturert utveksling har fjernet behovet for å registrere fakturaen manuelt, men den har ikke fjernet behovet for å løse motstridende informasjon.
Når de samme problemene går igjen, begynner de å påvirke behandlingen av fakturaer som egentlig burde gå korrekt gjennom prosessen første gang. Team i leverandørreskontro lærer hvilke leverandører eller transaksjonstyper som krever ekstra oppmerksomhet, og innfører kontroller for å hindre at feil informasjon går videre. Det som startet som et dataavvik, kan gradvis bli gjentakende kontrollarbeid.
Jo tidligere meningsfull validering skjer, desto sjeldnere må leverandørreskontro bli stedet der datakvalitet fastslås manuelt.
Ulike inngangskanaler trenger sammenlignbar tillit
Strukturerte e-fakturaer er sjelden den eneste kilden til fakturarelatert informasjon.
Organisasjoner mottar fortsatt PDF-er, vedlegg og støttedokumenter sammen med strukturerte fakturadata. Disse inngangene kommer inn i prosessen på ulike måter, men systemene som følger etterpå står til slutt overfor samme spørsmål: Er informasjonen pålitelig nok til å brukes?
For en e-faktura er mye av strukturen allerede etablert. For et dokument må relevant informasjon først identifiseres og trekkes ut. Etter dette punktet kan begge datatyper fortsatt måtte vurderes mot forretningsregler og referanseinformasjon.
En korrekt uttrekt verdi er ikke automatisk korrekt i kontekst, akkurat som et strukturelt gyldig felt i en e-faktura ikke automatisk er korrekt i kontekst.
Dette er spesielt viktig i hybride miljøer. Hvis nivået av tillit som kreves for videre behandling, avhenger av kanalen informasjonen kom gjennom, kan lignende transaksjoner få ulik grad av kontroll.
Målet er ikke å gjøre strukturerte og ustrukturerte innganger identiske. Målet er å sikre at informasjonen som går inn i videre prosesser, er validert på et passende nivå, uansett hvor den kommer fra.
Flere kontroller gir ikke automatisk bedre data
Responsen på usikkerhet er ofte å legge til enda en valideringsregel.
Det kan løse et umiddelbart problem, men over tid kan det også skape en ny form for friksjon. Regler hoper seg opp, legitime forskjeller utløser unntak, og fakturaer som kunne gått videre automatisk, sendes til gjennomgang.
For lite validering lar upålitelig informasjon gå videre i prosessen. For mye lite målrettet validering skaper unødvendige inngrep.
En mer nyttig tilnærming er å rette valideringen mot informasjonen som avgjør om transaksjonen kan fortsette pålitelig. Kjente data kan sammenlignes automatisk. Vesentlige avvik kan identifiseres. Tilfeller der informasjon mangler, er motstridende eller ligger utenfor forventede betingelser, kan deretter få ekstra oppmerksomhet.
Slik forblir rutinemessige fakturaer rutine, samtidig som tvilsomme data ikke blir et problem senere i prosessen.
Kvaliteten på validering bør derfor ikke måles etter hvor mange kontroller som utføres. Den bør måles etter hvor effektivt kontrollene skiller pålitelig informasjon fra situasjoner som faktisk krever undersøkelse.
Tillit etableres i kontekst
Strukturert e-invoicing skaper et sterkere grunnlag for pålitelig fakturabehandling. Det standardiserer hvordan informasjon utveksles, reduserer tolkning og gjør det mulig å utføre mange kvalitetskontroller automatisk.
Neste utfordring er å fastslå om denne informasjonen kan stoles på i den mottakende organisasjonen.
Teknisk validering avgjør om fakturadata oppfyller relevante regler for utveksling. Forretningsvalidering avgjør om dataene samsvarer med leverandøren, kjøpet, avgiftsbehandlingen og transaksjonen organisasjonen forventer.
Når disse lagene fungerer sammen, må færre avvik oppdages etter at fakturaen har nådd leverandørreskontro. Automatiseringen blir mer forutsigbar fordi videre beslutninger bygger på data som allerede er kontrollert i konteksten der de skal brukes.
For pålitelig e-invoicing er strukturerte data derfor utgangspunktet. Tillit oppstår først når det er tydelig at dataene også gir mening i kontekst.
Hvis gyldige e-fakturaer fortsatt skaper korrigeringer senere i prosessen, kan det være verdt å undersøke hvor forretningsvalideringen er ufullstendig. Kontakt oss for å diskutere hvordan innkommende fakturadata kan valideres mer pålitelig.
