KSeF, el sistema nacional de facturación electrónica de Polonia
Envíe y reciba facturas electrónicas estructuradas a través de KSeF y cumpla con el mandato polaco de facturación electrónica.
El sistema nacional de facturación electrónica de Polonia, Krajowy System e-Faktur (KSeF), es la plataforma central de e-facturación del país y será obligatorio para todas las empresas. El mandato de e-facturación se aplicará al suministro de bienes y servicios tanto dentro de Polonia como al extranjero, siempre que se trate de transacciones entre empresas (B2B) o de suministros a y entre entidades públicas (B2G). Las normas también se aplican a contribuyentes extranjeros que, según la legislación polaca sobre el IVA, están obligados a emitir facturas y tienen un domicilio social o un establecimiento permanente en Polonia. Quedan excluidas las operaciones con personas físicas que actúan como consumidores finales (B2C).
Prepararse para el mandato de e-facturación KSeF en Polonia: ¿qué está cambiando?
A partir del 1 de febrero de 2026, los grandes contribuyentes polacos con una facturación anual superior a 200 millones de PLN deberán pasar a la facturación electrónica estructurada a través del Krajowy System e-Faktur (KSeF). Para las pequeñas y medianas empresas (pymes), el uso de KSeF será obligatorio a partir del 1 de abril de 2026, y las microempresas se incorporarán a partir del 1 de enero de 2027. El mandato establece que todas las facturas deben emitirse, enviarse, recibirse y archivarse conforme a las especificaciones del Ministerio de Finanzas de Polonia. Las facturas deben seguir el formato XML FA(3) y se someterán a una validación en tiempo real para comprobar campos obligatorios faltantes, metadatos incorrectos o errores. Una vez validada, la factura recibe un número KSeF único dentro de la plataforma y pasa a estar disponible para el comprador.
Para cumplir con el mandato polaco de e-facturación, las empresas deben:
- Estar autorizadas a utilizar KSeF mediante certificado, token o firma electrónica cualificada.
- Adaptar sus flujos de trabajo internos al proceso de validación y al envío de facturas a la plataforma KSeF.
- Implantar un archivo seguro y trazabilidad completa para auditoría.
Las empresas que no se adapten a tiempo se arriesgan a que se rechacen sus facturas, a retrasos en los pagos y a sanciones por incumplimiento.
La ficha técnica de KSeF con especificaciones técnicas y más información.
Disponible en inglés y polaco.
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Routty Cloud para KSeF:
- Mapeo XML FA(3) conforme
- Conectividad KSeF sin interrupciones a través de un socio de cumplimiento certificado
- Archivado legal y trazabilidad a prueba de auditoría
- Cuadros de mando en tiempo real, alertas y analítica
El resultado: un proceso de facturación ágil y escalable que encaja de forma natural en su ecosistema financiero.
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Preguntas frecuentes
KSeF (Krajowy System e-Faktur) es la plataforma oficial de Polonia para la emisión, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas estructuradas. Polonia implanta la e-facturación obligatoria para mejorar la transparencia fiscal, reducir el fraude, simplificar la presentación del IVA y garantizar que todas las empresas trabajen con un estándar unificado de facturación digital.
Una vez que entre en vigor la e-facturación B2B obligatoria, todas las empresas registradas a efectos de IVA en Polonia, incluidas las compañías extranjeras con presencia de IVA en el país, deberán emitir y recibir sus facturas a través de KSeF. El mandato se aplica a las operaciones B2B nacionales, así como a determinados escenarios transfronterizos en los que existan obligaciones de IVA en Polonia.
Las facturas se generan en un formato XML estructurado y se envían a KSeF para su validación. Si la factura es correcta, la plataforma asigna un número KSeF único que actúa como confirmación oficial de que la factura existe y ha sido aceptada en el sistema nacional. El comprador recupera la factura desde la plataforma, lo que garantiza un intercambio documental coherente, trazable y listo para auditorías.
Las empresas deberían:
- Autorizar a su sistema ERP o de automatización a conectarse con KSeF.
- Implantar la generación estructurada de facturas (formato de esquema FA(2)).
- Ajustar los flujos de aprobación para evitar rechazos de facturas.
- Asegurarse de que los equipos financieros y de cumplimiento conozcan los nuevos procesos.
Las organizaciones que no se preparen pueden enfrentarse a rechazos de facturas, retrasos en la presentación de informes o riesgos de cumplimiento.
Sí. KSeF ofrece conectividad basada en API, lo que permite que los sistemas ERP, las plataformas de facturación y las herramientas de automatización financiera envíen y reciban facturas de forma fluida. La integración admite validación automatizada, actualizaciones de estado en tiempo real, archivado, distribución multicanal y un cumplimiento constante de los requisitos polacos.
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