La mayoría de los problemas de cumplimiento en cuentas por pagar no se deben a la falta de políticas ni a normas poco claras.
De hecho, muchas organizaciones cuentan con procedimientos y matrices de aprobación bien documentados. El problema es que el cumplimiento suele deteriorarse de forma silenciosa cuando los procesos se desvían del flujo estándar.
Estas desviaciones rara vez se identifican como problemas de cumplimiento en el momento en que ocurren. Se tratan como decisiones operativas. Una corrección manual. Un pago urgente. Una aprobación tardía. De forma individual parecen inofensivas. En conjunto, generan riesgo.
Por qué las excepciones merecen más atención
Las excepciones son una parte inevitable de cuentas por pagar. No todas las facturas coinciden con una orden de compra. No todos los proveedores siguen el mismo proceso. No todas las situaciones encajan en reglas predefinidas. Sin embargo, cuando las excepciones se gestionan de manera informal, los controles de cumplimiento se debilitan.
Las aprobaciones pueden realizarse fuera del sistema. La documentación de respaldo puede estar incompleta. Las justificaciones se añaden a posteriori o no se documentan en absoluto. Con el tiempo, la trazabilidad se erosiona. El resultado es un proceso que parece cumplir sobre el papel, pero que resulta difícil de defender en la práctica.
Cómo se relacionan las excepciones con brechas de cumplimiento anteriores
Muchas excepciones en AP se originan en fases anteriores del proceso. Cuando los datos de la factura son incompletos o inconsistentes, los equipos de AP se ven obligados a intervenir manualmente. Esto suele estar relacionado con la forma en que se intercambian y validan las facturas.
La gestión documental también desempeña un papel clave. La falta de documentos de respaldo o su clasificación incorrecta aumenta la probabilidad de decisiones no documentadas. Sin una validación coherente, los controles de cumplimiento varían caso por caso.
Hacer visibles las excepciones en lugar de invisibles
Mejorar el cumplimiento en AP no significa eliminar las excepciones. Significa tratarlas como eventos controlados. Reglas claras para las anulaciones. Documentación obligatoria. Aprobaciones trazables. Estos elementos garantizan que las desviaciones sigan siendo auditables.
Cuando las excepciones se gestionan dentro del proceso y no al margen de él, el cumplimiento se convierte en parte de la práctica diaria en lugar de una capa de control independiente.
Si los riesgos de cumplimiento surgen a través de excepciones en AP, un análisis específico puede ayudar a identificar dónde se debilitan los controles.
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