En muchas organizaciones, los equipos siguen dedicando tiempo a leer e interpretar los documentos entrantes: línea por línea, campo por campo. El verdadero problema no es el volumen, sino el esfuerzo manual que requiere el reconocimiento y la distribución de los datos. Escalar OCR significa crear y mantener más plantillas, lo que puede ser costoso y propenso a errores. Ahí es donde entra en juego el procesamiento de documentos basado en IA. Intelligent Document Processing (IDP) ofrece velocidad, precisión y automatización, aunque para muchos equipos sigue siendo algo nuevo y poco familiar.
Para ayudarte a comprender lo esencial, hemos recopilado las siete preguntas más frecuentes que las empresas plantean al considerar la IA para el procesamiento de documentos. Desde la seguridad y el soporte de idiomas hasta la incorporación y el uso diario: esto es lo que necesitas saber antes de dar el paso.
1: ¿Es IDP simplemente una versión más avanzada de OCR?
No. Es un enfoque fundamentalmente distinto.
OCR extrae caracteres de posiciones fijas en un documento. IDP utiliza IA para comprender el contenido de la página, incluyendo su contexto, estructura y significado. También clasifica los documentos automáticamente, incluso si nunca los ha visto antes. Mientras que OCR puede rechazar o interpretar mal un nuevo formato, IDP emplea agentes de IA para entenderlo y procesarlo con precisión. Esto elimina la necesidad de preclasificación o intervención manual en los flujos de trabajo.
2: ¿Es IDP adecuado para empresas de todos los tamaños?
Sí, la escalabilidad está incorporada.
Tanto si procesas cientos como cientos de miles de documentos, IDP se adapta sin problemas. La plataforma en la nube escala fácilmente, lo que la hace adecuada tanto para medianas empresas como para grandes corporaciones.
3: ¿Puede IDP manejar documentos multilingües e internacionales?
Por supuesto.
A diferencia de OCR, que requiere ajustes de plantilla para cada idioma o formato, IDP utiliza IA para “leer” el contenido en su contexto, independientemente del idioma o del formato del documento. Ya se trate de documentos en español, neerlandés, alemán, francés o lenguas no latinas, la plataforma puede leer, clasificar y extraer datos con precisión, lo que la convierte en una solución excelente para empresas internacionales.
4: ¿Cuánta participación de TI se necesita para empezar?
Muy poca.
Routty es una solución SaaS con un proceso de incorporación rápido y numerosas posibilidades de ajuste, a diferencia de OCR, que es más bien una solución “talla única”. Muchos clientes están en funcionamiento en cuestión de días. La plataforma se integra a través de API y no requiere programación. Los equipos financieros o de servicios compartidos pueden asumir el control sin tener que esperar a TI.
5: ¿Cómo garantiza Routty la seguridad y la privacidad de los datos?
Diseñado desde el principio para ser seguro.
Routty funciona en un entorno certificado por ISO y utiliza Microsoft Azure AI, lo que garantiza el cumplimiento de los estrictos estándares de seguridad, privacidad y cumplimiento de Microsoft. Tus datos permanecen privados, nunca se comparten y siempre se procesan de acuerdo con el RGPD.
6: ¿En qué se diferencia Routty de ChatGPT u otras herramientas públicas de IA?
Routty utiliza IA dentro de tu propio entorno controlado.
A diferencia de las herramientas públicas de IA, Routty emplea modelos privados en lugar de abiertos o compartidos. Todo el procesamiento de IA se realiza de forma segura, utilizando tus propios conjuntos de datos y reglas. Así obtienes automatización a nivel empresarial mientras proteges la información sensible frente a accesos externos.
7: ¿Qué ocurre después de que se leen los datos?
Vamos más allá de la simple extracción.
No se trata solo de enviar un documento al lugar correcto, sino de garantizar que los datos adecuados de cualquier documento lleguen al sistema correcto. IDP extrae, clasifica y valida los datos, y luego los transfiere a tu ERP, CRM o archivo a través de API seguras, eliminando la necesidad de lógica de flujo de trabajo. No hace falta ninguna herramienta de enrutamiento de documentos, solo datos correctos en el lugar adecuado. Tanto si se trata de un pedido de venta que necesita aprobación como de un contrato que debe archivarse, Routty garantiza que la información correcta llegue a los sistemas o personas adecuados.
Bonus: 8. ¿Puedo escalar el conocimiento que mi equipo tiene hoy?
Por supuesto.
Muchos equipos dependen de personas clave que poseen experiencia en casos específicos. Con IDP, puedes trasladar ese conocimiento a lógica de IA sin necesidad de programar. Los agentes de IA aprenden cómo funcionan tus procesos y los ejecutan de forma consistente, por lo que ya no dependes de individuos concretos.
¿Tienes más preguntas?
Routty está diseñado para eliminar la complejidad, no para añadirla. Si tienes curiosidad por saber cómo podría beneficiar a tu empresa, estamos aquí para ayudarte. IDP no se trata solo de automatización, sino de simplificar: sin plantillas, sin reprocesos y sin dependencia de TI.
Simplemente un enfoque más innovador, centrado en los documentos, que evoluciona con tu negocio.
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