KBC er en ledende bank- og forsikringsgruppe som betjener ti millioner kunder i Belgia, Tsjekkia, Slovakia, Ungarn og Bulgaria. Med 36 000 ansatte og et nettverk på 1 560 bankfilialer behandler KBC over 90 000 fakturaer årlig og har rundt 15 000 aktive brukere. KBC så behovet for modernisering og ønsket å digitalisere accounts payable-prosessen for å øke effektiviteten og kontrollen.
Utfordringer
KBC møtte flere utfordringer i sin eksisterende accounts payable-prosess, blant annet høye kostnader og miljøpåvirkning ved å sende papirfakturaer til Øst-Europa, mangel på sanntidsinnsikt i fakturastatus, hyppige feil og forsinkelser, samt risiko for svindel fordi fakturaer kunne bli avskåret og få endrede bankdetaljer. Manuell dataregistrering førte også til ineffektivitet og frustrasjon.
Løsning
For å løse disse utfordringene samarbeidet KBC med Dynatos om å implementere Tungsten Automation sin Process Director for SAP. Denne løsningen automatiserte fakturabehandlingen ved hjelp av Optical Character Recognition (OCR) for sentrale fakturafelt og integrerte sømløst med SAP for sanntids dataoverføring og overvåking. Det nye systemet ga en brukervennlig arbeidsflyt tilgjengelig for alt relevant personell, et digitalt arkiv i samsvar med lovkrav og ende-til-ende-overvåking for å spore fakturastatus og identifisere flaskehalser.
Resultater
Som et resultat opplevde KBC økt effektivitet gjennom redusert manuell dataregistrering. I tillegg fikk de bedre kontroll og transparens i finansprosessene. De oppnådde også kostnadsbesparelser gjennom digital arkivering og reduserte sitt karbonavtrykk. Videre styrket det nye systemet svindelforebygging og økte leverandørtilfredsheten gjennom mer effektiv håndtering og raskere betalinger. Det gjorde det også mulig for ansatte å fokusere på strategiske oppgaver i stedet for manuell dataregistrering.
90 000
Fakturaer behandles årlig, med færre feil og økt effektivitet.
