Fra eiendomsforvaltere til restauranteiere – slik påvirker Peppol-kravet i 2026 ulike situasjoner.
Et nytt krav, mange spørsmål
Når Belgias krav om e-fakturering trer i kraft 1. januar 2026, lurer virksomheter i alle størrelser på hva dette betyr for den daglige driften. Regelen er tydelig: enhver virksomhet med et KBO-nummer må kunne motta strukturerte e-fakturaer via Peppol. Men i hverdagslige situasjoner – som å fakturere et honorar som byggforvalter, spise ute i jobbsammenheng eller kjøpe materiell i en lokal butikk – kan det oppstå usikkerhet.
Forvirringen rundt når Peppol gjelder
Det er økende usikkerhet om når Peppol er påkrevd og når det ikke er det. Mange bedriftseiere frykter at de må endre hele faktureringsprosessen – selv for enkle og raske transaksjoner. Dette skaper nøling og kan føre til manglende etterlevelse senere.
Hva skjer hvis du ikke er klar?
Manglende etterlevelse innen 2026 kan føre til avviste fakturaer, regulatoriske utfordringer og økte administrative kostnader. Samtidig kan overtolkning av kravene føre til unødvendig tidsbruk og kostbare systemendringer.
La oss avklare med tre eksempler:
1. Fakturering som eiendomsforvalter til en VME
En eiendomsforvalter utsteder et årlig honorar til sameiet (VME) for sine tjenester. Selv om fakturaen betales internt, er mottakeren fortsatt VME – en juridisk enhet med KBO-nummer etablert i Belgia.
Hva betyr dette:
Hvis VME har et KBO-nummer (noe de fleste har), må fakturaen sendes via Peppol. Selv om betalingen skjer internt, regnes fakturaflyten som B2B.
Hvis VME har KBO-nummer, men ikke er etablert i Belgia, er det ikke krav om å bruke Peppol.
Tips: Sørg for at systemet ditt for eiendomsforvaltning eller fakturering er Peppol-klart innen 2026.
2. Forretningslunsj og restaurantfakturaer
En gründer tar med en kunde på lunsj og betaler umiddelbart. De ber om faktura for å føre kostnaden i selskapet.
Hva betyr dette:
Dette er en kontantsalgstransaksjon fordi betalingen skjer umiddelbart og fakturaen utstedes på stedet. Restauranten er ikke forpliktet til å sende faktura via Peppol, selv om noen kan tilby det frivillig.
Tips: Peppol er ikke nødvendig her. Vanlige fakturaer er fortsatt gyldige for slike kjøp.
3. Kjøp av verktøy eller materiell i en lokal butikk
Et lite entreprenørselskap kjøper verktøy i en lokal butikk og betaler ved kassen. De ber om faktura til virksomheten.
Hva betyr dette:
Som i restauranttilfellet er dette en umiddelbar betaling. Peppol-faktura er vanligvis ikke påkrevd, med mindre transaksjonen inkluderer utsatt betaling.
Tips: Forhandlere er per i dag ikke forpliktet til å sende Peppol-fakturaer ved kontantsalg, men dette kan endre seg over tid.
Fokuser på det som er viktig: B2B med utsatt betaling
Hovedpoenget er dette: fokuser Peppol-forberedelsene dine på B2B-fakturaer med utsatt betaling. Det er disse transaksjonene som tydelig faller inn under e-faktureringskravet. Ved umiddelbar betaling eller faktura til privatpersoner er Peppol vanligvis ikke påkrevd.
Hva bør du gjøre nå?
Begynn forberedelsene ved å kartlegge:
- Hvem du fakturerer
- Hvordan fakturaene betales (umiddelbart eller med utsatt betaling)
- Om mottakeren har KBO-nummer
- Om systemene dine kan sende og motta Peppol e-fakturaer
Er du usikker på hvor du skal starte? Ta kontakt for et kort møte. Sammen kartlegger vi situasjonen og hjelper deg mot etterlevelse. Eller last ned Peppol-databladet nedenfor.
Peppol: hva er det og når er det obligatorisk?
