Ordre og fakturaer er en del av enhver virksomhet – de varierer kun i omfang og antall inn- og utgående transaksjoner. Så hvorfor har så mange selskaper unødvendig kompliserte prosesser for dette?
Vår hypotese? Mange organisasjoner er kanskje ikke klar over at det finnes løsninger som kan frigjøre betydelig tid for medarbeiderne. Visste du at dersom varemottak (GR) registreres korrekt og til rett tid i prosessen, fører det til raskere fakturabetaling senere? Hvis dette ikke gjøres riktig, kan verifiseringen ta opptil en hel dag ekstra – og i noen tilfeller enda mer.
Jo større virksomheten er, desto flere personer er involvert i ulike deler av prosessen – fra bestilling til betaling av fakturaer. Dette betyr også langt flere potensielle flaskehalser. Ved å automatisere ordrebekreftelser og fakturabehandling kan mange av disse flaskehalsene forenkles til effektive arbeidsflyter som øker produktiviteten betydelig.
Hvorfor endre noe som fungerer?
En av årsakene til komplekse prosesser er at kommunikasjonen mellom avdelinger ofte er mangelfull. Kanskje ikke sosialt – men hvem ønsker egentlig å diskutere arbeidsprosesser kontinuerlig med kolleger? Og dersom du kun er en del av et større system, har du kanskje ikke mandat til å drive frem endring. Hvis det «fungerer», hvorfor endre det?
Når selskaper vokser i omsetning eller antall ansatte, har avdelinger en tendens til å bli mer silo-orienterte. Denne veksten kan føre til mindre kommunikasjon mellom avdelinger – og dermed flere flaskehalser i prosesser som går på tvers av organisasjonen.
I en purchase-to-pay (P2P)-prosess spiller flere avdelinger nøkkelroller. Innkjøp velger leverandører og oppretter bestillinger. Finans håndterer fakturabehandling og betalinger. Varemottak bekrefter leveranser og kvalitet. Budsjetteiere, IT og compliance-team må ofte godkjenne kjøp eller kontrollere kontraktsvilkår.
Uten tydelig kommunikasjon og samarbeid kan disse overgangene skape forsinkelser – for eksempel ved fakturagodkjenning, avvik mellom bestilling og levering, eller betalingsstans på grunn av manglende dokumentasjon. Slike forsinkelser påvirker både leverandørrelasjoner og økonomisk planlegging.
Her ligger kjernen i problemet. Manuelle oppgaver øker risikoen for feil, og mangelfull kommunikasjon bremser hele prosessen. Selv den mest erfarne medarbeider kan ikke konkurrere med automatisering når det gjelder hastighet, presisjon og effektivitet.
Mange organisasjoner har allerede tatt grep og implementert Process Director – ofte kun Accounts Payable-modulen. Men de færreste kjenner til de øvrige modulene som kan automatisere hele ende-til-ende-prosessen.
Koble sammen alle ledd
Du kan arbeide smartere og mer effektivt ved å koble sammen alle ledd i finans- og ordreprosessene. Det kan gi rom for å flytte ansatte fra repetitive oppgaver til mer verdiskapende arbeid – eller legge grunnlaget for videre vekst.
For virksomheter som bruker SAP, kan Process Director fra Tungsten Automation være løsningen. Den er fullt integrert i ditt eksisterende SAP-miljø og gir en smidig overgang ved implementering. Den modulbaserte løsningen tilbyr automatisering innen blant annet leverandørreskontro, ordrebekreftelser, følgesedler, salgsordre og mer.
Med denne modulære oppbygningen kan vi garantere at det finnes en løsning som passer din virksomhet. Våre konsulenter i Dynatos har til sammen over 400 års erfaring med Process Director – noe som gjør oss til et kompetansesenter og godt rustet til å hjelpe deg med å skape målbar effekt og varige resultater.
Kontakt oss i dag for å se hvordan vi kan hjelpe deg med å oppnå merkbar effekt og målbare resultater.
Last ned databladet for Process Director og se hvordan du kan automatisere og effektivisere virksomheten din.
