Fra 2026 må alle fakturaer i Polen behandles gjennom KSeF. Dette innebærer mer enn bare et nytt format – virksomheter må tilpasse interne prosesser, IT-systemer og compliance-arbeidsflyter. Hvordan kan du forberede deg på en effektiv måte?
KSeF-prosessen i 5 steg
Hver faktura må valideres av skattemyndigheten før den er juridisk gyldig:
- Autorisasjon for å utstede e-fakturaer.
- Autentisering i KSeF.
- Innsending av faktura i FA(3)-XML-format.
- Sanntidsvalidering av skattemyndigheten.
- Tildeling av et unikt KSeF-nummer.
Hva endres for din virksomhet?
- Format: Fakturaer må oppfylle kravene til FA(3)-XML.
- Validering: Manglende felter eller feil vil føre til avvisning.
- Autorisasjon: Tilgang via token, sertifikat eller kvalifisert elektronisk signatur.
- Arkivering: Sikker lagring og revisjonssikre spor er påkrevd.
Viktige utfordringer
- Eldre prosesser (PDF, papir) vil ikke lenger være gyldige.
- Hybrid fakturering i overgangsperioden.
- Økt kompleksitet ved flere ERP-systemer eller grensekryssende virksomhet.
Slik blir du klar
- Sørg for at ERP- eller økonomisystemet støtter FA(3)-XML.
- Etabler arbeidsflyter for validering og håndtering av avvisninger.
- Test tidlig i sandkassemiljøer for å redusere risiko ved oppstart.
Konklusjon
Virksomheter som handler nå, vil redusere risiko, unngå sanksjoner og sikre smidig drift når kravet trer i kraft.
Nysgjerrig på alle kravene og de tekniske detaljene?
Last ned vårt KSeF-datablad for å lære mer om frister, XML-strukturer og hvordan Routty Cloud sikrer sømløs etterlevelse.
Last ned
