Nick Leirs utfordrer etablerte arbeidsmåter. For som han sier: «Det finnes aldri bare én måte.» Som Team Lead CoE Business Processes jobber han for å forenkle og standardisere – både i virksomhetens økonomiske prosesser og i arbeidshverdagen. Med 13 års erfaring i Dynatos deler Nick sin ekspertise med både kunder og kollegaer.
Å bane vei for endring
Passende nok er Nick en ivrig fjellvandrer. På tur finnes det ofte flere ruter til samme mål. I organisasjoner kan det derimot være krevende å sikre at alle involverte når samme sluttmål samtidig. Det krever en felles forståelse av hele prosessen. Nick forklarer viktigheten av å forstå «hvorfor»: «Jeg ønsker at kundene mine skal ha full bevissthet om hva som skjer i organisasjonen. Ofte ser vi problemer sent i prosessen, selv om de oppsto flere steg tidligere.»
Hvis én person endrer måten de jobber på, kan det spare andre for mye tid og arbeid senere i prosessen.
Nick Leirs, Team Lead CoE Business Processes.
I mange organisasjoner bruker vi tid på å jage problemer fremfor løsninger. Nick forklarer: «Det som skjer, er at folk mister verdifull tid på å løse problemer som egentlig skyldes en feil i en helt annen fase eller avdeling.» Heldigvis er slike feil ofte enkle å rette når de først blir synlige. «Hvis én person endrer arbeidsmåte, sparer det andre for mye tid senere. Den tiden kan brukes på mer krevende og verdiskapende arbeid.»
Gjennom årene har Nick sett de samme utfordringene i ulike sammenhenger. «Prosesser og teknologi endrer seg, men smertepunktene er ofte de samme. Skal vi forbedre måten vi jobber på, må alle være samkjørte i prosessoptimalisering. Det er menneskene som bærer prosessen.»
Skap støtte for en ny retning
Hvor begynner man for å skape slik bevissthet? Ifølge Nick handler det om kunnskapsdeling. «For å minimere problemer og spare tid må enkelte ting gjøres annerledes. Men folk må forstå hvorfor for å støtte nødvendige justeringer. Uten støtte vil ikke endringen lykkes.»
Endringsledelse er også menneskeledelse. Et spørsmål Nick ofte stiller er: «Hvorfor gjør du det på den måten? Hvilket prinsipp bygger det på?» Han forklarer: «Folk liker rutiner. Vi finner en måte som passer oss, og når vi først har funnet den, er det vanskelig å gi slipp. Det interessante er at folk ofte gir to svar: Enten gir det mening for meg, eller så lærte noen meg å gjøre det slik.»
Vit hvor du skal
I arbeidet med konstruktiv og bærekraftig endring fokuserer Nick på forenkling og standardisering, med et tydelig mål: «Vi ønsker at alle aktiviteter skal være klare, slik at vi oppnår samme sluttresultat – uavhengig av hvem som utfører oppgavene.»
Vi ønsker at alle aktiviteter skal være klare, slik at vi oppnår samme sluttresultat – uansett hvem som utfører stegene.
Nick Leirs, Team Lead CoE Business Processes.
Nick og teamet hans har observert et interessant fenomen: «I internasjonalt samarbeid kommuniserer vi annerledes. Alle må anstrenge seg for å snakke engelsk slik at vi forstår hverandre. Det tvinger oss til å være tydelige på hva vi mener, i stedet for å anta at alle er samkjørte fra starten av. Når vi deler samme morsmål, faller vi lettere inn i detaljerte forklaringer. Å snakke engelsk begrenser det – på en god måte – fordi vi må tydeliggjøre hva vi trenger og forventer.»
Ikke vær redd for å ta et steg tilbake
I jakten på enkelhet ønsker Nick at menneskene rundt ham skal utvikle seg. «Jeg vil at både kollegaer og kunder skal få bruke talentene sine. Det betyr å coache folk både i det de liker å gjøre og i det de faktisk er gode på. Når noen gjør en feil, er det viktig å reflektere. Feil skjer – og det må det være rom for. Men vi bør bruke tid på å finne ut hvordan vi kan forhindre at det skjer igjen. Å be om og gi tilbakemeldinger er avgjørende for forbedring.»
Når Nick spør teamet sitt hva han selv kan gjøre annerledes, går ett punkt igjen: å lytte. «Jeg liker å tro at jeg allerede vet svaret. Tidligere snakket jeg like raskt som jeg tenkte. Nå prøver jeg å la samtalen utvikle seg ved å ta et steg tilbake. Å prioritere lytting fremfor å snakke. For slik fungerer det: steg for steg – og det første steget gjør de neste til en oppdagelsesreise.»
