Leter du etter en endring som faktisk fungerer? Dennis de Buijzer deler sine innsikter om vellykket og bærekraftig endringsledelse i innkjøp. I Dynatos er han konsulent for verdens ledende plattform innen spend management, Coupa. Dennis har spesielt fokus på digitalt innkjøp og prosesstransformasjon.
1. Definer ditt utgangspunkt
Dennis liker å gå i dybden i hver enkelt innkjøpsprosess. Det er avgjørende å kartlegge dagens arbeidsflyt for å identifisere utfordringer og forbedringsområder. Det fine med endringsledelse er å finne et utgangspunkt som fungerer – og som også er bærekraftig. Dennis sier: «I bransjen ser vi mange like utfordringer. Prosjektene varierer, men prosessproblemene er ofte de samme. Vi bruker dette overlappet til vår fordel. Det er slik vi utvikler vår best practice. Det gjør at vi kan anvende en grundig testet metodikk, strategi og struktur i både nasjonale og internasjonale prosjekter.»
Vi er her for å skape struktur. Målet vårt er å implementere et system som avlaster og skaper verdi for alle.
Dennis de Buijzer, Coupa-konsulent i Dynatos.
Dennis’ naturlige nysgjerrighet går hånd i hånd med optimalisering. Fra oppstart til implementering er målet å skape innsikt og forbedring. Hovedfokuset hans er procure-to-pay-prosessen. «Vi jobber sammen som et team av (inter)nasjonale kolleger med spesialisert kompetanse innen fakturering og integrasjon. Det er et felt i kontinuerlig utvikling.» Derfor er han også entusiastisk til Coupa: «Programvaren får tre store oppdateringer i året, og funksjonaliteten utvikles sammen med fellesskapet. Den står aldri stille – den lever! Det gjør at mulighetene stadig blir både bredere og dypere. Samtidig tilpasser vi vår best practice til disse oppdateringene.»
2. Håndter forventninger
En så lovende plattform skaper naturlig entusiasme. Men Dennis mener det er viktig å starte riktig. Prosessoppdateringer krever et solid fundament. Han understreker betydningen av forventningsavklaring. Å gå inn i innkjøpsprosessen betyr å forbedre den – og da må alle være samkjørte. Et godt grep for å bygge forbedringer gradvis er å starte i det små.
Det fine med endringsledelse er å finne et utgangspunkt som fungerer og er bærekraftig. Da kan vi bruke vår testede metodikk, strategi og struktur i både nasjonale og internasjonale prosjekter.
Dennis de Buijzer, Coupa-konsulent i Dynatos.
Dennis sier: «Vi er her for å skape struktur. Målet vårt er å implementere et system som avlaster og gir verdi for alle. Implementeringene påvirker forretningsprosessene, noe som betyr at vi re-optimaliserer kundens interne prosesser. Vi er der for å støtte og veilede gjennom hele reisen. Vi vet hva vi skal fokusere på i hvert område, og ved å holde oss til best practice og tydelige steg holder vi prosjektet på rett kurs. Målet er å gjøre det enkelt og praktisk.»
3. Opprett en “tenketank”
Samarbeid er nøkkelen når man diskuterer hvor man vil, hvilke endringer som må gjøres og hvorfor. Dennis anbefaler å etablere en solid «tenketank»: «Innspillene fra kunden er avgjørende. Jeg oversetter ønskene deres til en Coupa-konfigurasjon kombinert med vår best practice. Det er dette arbeidet handler om. Vi jobber sammen for å finne den beste løsningen.»
Når du setter sammen en tenketank, bør du huske to ting: «Det er mest effektivt å jobbe med en liten gruppe. Disse personene må også ha beslutningsmyndighet. Det hindrer forsinkelser fordi man slipper å vente på godkjenninger.»
Det er avgjørende at både tenketanken og organisasjonen støtter prosjektet. «Du må involvere drivkreftene i organisasjonen. De jobber med systemet og kan samtidig engasjere andre. Endring lykkes aldri hvis folk ikke tror på mulighetene», sier Dennis.
4. Gi strukturen liv
Dennis liker å se prosessen fra kundens perspektiv. «Det gjør hele prosessen mer tilgjengelig for dem du jobber med. Det kan være overveldende å se hele arbeidsflyten på én gang. Derfor bryter jeg den ned i mindre deler. Først tydeliggjør jeg hvilket problem vi løser og hvordan vi skal gjøre det. Til slutt viser jeg hvilke fordeler dette gir for dem selv, kollegaene og organisasjonen som helhet.»
Automatisering fungerer. Vi frigjør mennesker fra tidkrevende og repetitive oppgaver. Når all data er samlet i ett system, blir ny innsikt lett tilgjengelig. Å vise dette er én ting, men å la folk selv jobbe i systemet og oppleve det i praksis er enda mer effektivt. Slik gir du strukturen liv.
Dennis de Buijzer, Coupa-konsulent i Dynatos.
Å introdusere folk for fordelene med Coupa er det Dennis liker best ved jobben sin. «Automatisering fungerer. Vi frigjør mennesker fra tidkrevende og repetitive oppgaver. Når all data er samlet i ett system, blir ny innsikt lett tilgjengelig. Å vise det frem er én måte – men å få dem til faktisk å bruke systemet og kjenne det på kroppen er enda mer effektivt. Det er slik du gir strukturen liv.»
