Er din interne innkjøpsprosess full av kontroller? Hvor lang tid tar det å gå fra rekvisisjon til innkjøpsordre? Hvordan kan du fremskynde requisition-to-order-prosessen uten å påvirke balansen mellom effektivitet og kontroll?
En av de viktigste strategiene er å gjøre godkjenningsflytene så korte som mulig. Dette kan du gjøre ved å bruke teknologi og gi mer tillit til medarbeiderne dine. Her er noen tips du kan ta i bruk for å forbedre godkjenningsflyten og gjøre interne brukere fornøyde.
6 tips for å forbedre godkjenningsflyten
- Gjør avtaler med leverandører for å sikre de beste prisene på ofte kjøpte varer. På den måten kan du klassifisere dem som «forhåndsgodkjente» varer, og rekvisisjonsprosessen går raskere fra start.
- Frem transparens og ansvarlighet. Sett budsjetter og gjør dem synlige for ansatte, slik at de ser hvordan avdelingen ligger an mot budsjettet. Dette hjelper dem å ta gode innkjøpsbeslutninger og dele ansvaret for kostnader.
Revurder din interne godkjenningsflyt og vurder følgende justeringer:
- Sett standard godkjenning på lavest mulig nivå, inkludert selvgodkjenning. Gi teamet ditt rammer for selvgodkjenning og gjør dem i stand til å handle innenfor eget budsjett.
- Fjern godkjennere som ikke tilfører verdi i prosessen. Spør deg selv om rollen faktisk godkjenner eller kun observerer.
- Lag en egen godkjenningsflyt for investeringer, i stedet for å la driftskostnader gå gjennom samme omfattende prosess.
- La godkjennere delta ved behov og basert på sitt budsjettansvar. Ledere med store budsjetter bør ikke bruke tid på små godkjenninger.
Følg opp prosessen jevnlig. Fokuser på kostnader over tid, i stedet for å gjennomgå hver enkelt rekvisisjon i detalj. Følg med på tiden fra rekvisisjon til innkjøpsordre.
Med Coupa som en del av vår portefølje kan vi hjelpe deg med å optimalisere godkjenningsflyter, få sanntidsrapporter og gi deg full oversikt over budsjett og forbruk i organisasjonen.
For mer informasjon, besøk vår Coupa-side eller ta kontakt for å avtale en demo.
