KSeF – Polens nasjonale system for e-fakturering
Send og motta strukturerte digitale KSeF-fakturaer og oppfyll kravene i det polske e-faktureringsmandatet.
Det polske nasjonale e-faktureringssystemet Krajowy System e-Faktur (KSeF) er Polens offisielle plattform for e-fakturering – og blir obligatorisk for alle virksomheter.
E-faktureringskravet gjelder varer og tjenester levert både innenfor Polen og til utlandet, så lenge det dreier seg om forretningstransaksjoner mellom virksomheter (B2B) eller leveranser til og mellom offentlige institusjoner (B2G). Reglene omfatter også utenlandske skattepliktige som, i henhold til polsk merverdiavgiftslovgivning, er pålagt å utstede fakturaer og har registrert forretningsadresse eller fast driftssted i Polen. Transaksjoner med privatpersoner uten næringsvirksomhet (B2C) er unntatt fra regelverket.
Forberedelser til Polens KSeF-krav: Hva endres?
Fra 1. februar 2026 må store polske skattepliktige med en årlig omsetning over 200 millioner PLN gå over til strukturert e-fakturering via Krajowy System e-Faktur (KSeF). For små og mellomstore bedrifter (SMB) blir bruk av KSeF obligatorisk fra 1. april 2026, og mikrobedrifter følger fra 1. januar 2027.
Kravet innebærer at hver faktura må utstedes, sendes, mottas og arkiveres i samsvar med spesifikasjonene fra det polske finansdepartementet.
Fakturaer må følge FA(3)-XML-formatet og valideres i sanntid for å kontrollere manglende obligatoriske felt, feil metadata eller andre avvik. Når fakturaen er validert, tildeles den et unikt KSeF-nummer fra plattformen og gjøres tilgjengelig for kjøper.
For å etterleve det polske e-faktureringskravet må virksomheter:
- Autoriseres i KSeF ved bruk av sertifikat, token eller kvalifisert elektronisk signatur.
- Tilpasse interne arbeidsprosesser til valideringsflyten og innsending av fakturaer til KSeF-plattformen.
- Implementere sikker arkivering og fullstendig sporbar revisjonslogg.
Virksomheter som ikke tilpasser seg i tide, risikerer avviste fakturaer, forsinkede betalinger og sanksjoner for manglende etterlevelse.
KSeF-datasheet med tekniske spesifikasjoner og mer.
Tilgjengelig på engelsk og polsk.
Last ned
Integrer KSeF med fakturerings- og økonomisystemene dine
Routty Cloud tilbyr sømløs tilkobling til e-faktureringskanaler som Polens KSeF, og integreres enkelt med ledende økonomisystemer som SAP samt innkjøpsplattformer som Coupa. Dermed kan virksomheter håndtere fakturering, etterlevelse og finansielle arbeidsprosesser fra ett sentralt knutepunkt – uten bruk av flere verktøy eller manuelle opplastinger av samme dokument.
Ved å koble KSeFs strukturerte fakturautveksling med eksisterende ERP- og regnskapsmiljøer, hjelper Routty Cloud økonomiteam med å automatisere etterlevelse, redusere feil og forkorte betalingssykluser.
Routty Cloud for KSeF:
- FA(3)-kompatibel XML-mapping
- Sømløs KSeF-tilkobling via sertifisert compliance-partner
- Juridisk arkivering og revisjonssikker sporbarhet
- Sanntidsdashbord, varsler og analyser
Resultatet: en strømlinjeformet og skalerbar faktureringsprosess som passer naturlig inn i virksomhetens totale finansielle økosystem.
Utveksle elektroniske fakturaer via KSeF med full etterlevelse, høy sikkerhet, støtte for flere ERP-systemer og skalerbar multikanalintegrasjon.
Klar for sømløs etterlevelse av e-fakturering?
Enten dere erstatter PDF-fakturaer eller transformerer en global faktureringsprosess, sørger Dynatos for at dere er klare for KSeF uten å bremse virksomheten. Med Routty får dere en sikker, compliant og skalerbar e-faktureringsløsning, støttet av implementeringskonsulenter med lokalkunnskap og forståelse for både nasjonale krav og globale arbeidsprosesser. Fra økonomiledere til IT-ansvarlige hjelper vi dere med å koble KSeF til ERP- og finansprosessene – slik at etterlevelse blir enkelt.
Gjør faktureringen fremtidsklar. Snakk med våre eksperter i dag.
Ofte stilte spørsmål
KSeF (Krajowy System e-Faktur) er Polens offisielle plattform for utstedelse, mottak og lagring av strukturerte elektroniske fakturaer. Polen innfører obligatorisk e-fakturering for å øke skattemessig transparens, redusere svindel, effektivisere mva-rapportering og sikre at alle virksomheter følger en felles digital fakturastandard.
Når obligatorisk B2B e-fakturering trer i kraft, må alle mva-registrerte virksomheter i Polen – inkludert utenlandske selskaper med polsk mva-registrering – utstede og motta fakturaer via KSeF. Kravet gjelder innenlandske B2B-transaksjoner samt enkelte grenseoverskridende scenarioer der polske mva-forpliktelser foreligger.
Fakturaer genereres i et strukturert XML-format og sendes til KSeF for validering. Dersom fakturaen er korrekt, tildeler plattformen et unikt KSeF-nummer som fungerer som offisiell bekreftelse på at fakturaen er registrert og godkjent i det nasjonale systemet. Kjøper henter fakturaen fra plattformen, noe som sikrer konsistent, sporbar og revisjonsklar dokumentutveksling.
Virksomheter bør:
- Autorisere sitt ERP- eller automatiseringssystem for tilkobling til KSeF.
- Implementere strukturert fakturagenerering (FA(2)-skjemaformat).
- Tilpasse godkjenningsflyter for å unngå avviste fakturaer.
- Sikre at compliance- og økonomiteam er opplært i de nye prosessene.
Organisasjoner som ikke forbereder seg, risikerer avviste fakturaer, rapporteringsforsinkelser og compliance-risiko.
Ja. KSeF tilbyr API-basert tilkobling som gjør det mulig for ERP-systemer, faktureringsplattformer og finansautomatiseringsverktøy å sende og motta fakturaer sømløst. Integrasjonen støtter automatisert validering, sanntidsstatus, arkivering, multikanallevering og kontinuerlig etterlevelse av polske krav.
Innovativ programvare, imponerende resultater
