DIS innså at den kontinuerlige veksten krevde effektivisering og automatisering av finansprosessene – første steg var automatisering av leverandørfakturaer.
Utfordringer
Tidligere håndterte DIS alle leverandørfakturaer manuelt, noe som medførte svært mange manuelle registreringer og mye rutinearbeid. I takt med veksten økte også antall leverandører. Én medarbeider brukte rundt 25 timer i uken på å håndtere 80 % av fakturaene – en løsning som ikke var bærekraftig. Veksten skulle ikke skje på den administrative siden, og derfor måtte noe endres.
Løsning
Tungsten ReadSoft Online er en skybasert løsning som er enkel å ta i bruk, har kort implementeringstid og alltid er oppdatert – uten behov for oppgraderingsprosjekter. I dag håndterer DIS rundt 25 000 fakturaer årlig internasjonalt. Over de neste tre årene forventes volumet å øke til 40–45 000 fakturaer, og løsningen måtte derfor være skalerbar.
Gjennom hele prosessen har vi kontinuerlig holdt organisasjonen og leverandørene informert, noe jeg er sikker på har forbedret resultatet.
Resultater
DIS oppnådde raskt verdi med Online-løsningen. Systemet fungerer godt, og de har allerede sett flere forbedringer og besparelser. En viktig suksessfaktor var tett involvering av brukerne, som bidro med innspill til effektivisering av fakturaprosessen og hvilke data som skulle hentes, tolkes og verifiseres.
- Alle leverandører sender nå fakturaer til én dedikert e-postadresse, som automatisk videresender dem til Online basert på forhåndsdefinerte regler.
- Allerede etter tre måneder ble tiden brukt på fakturahåndtering redusert med 50 %, noe som frigjorde tid til mer verdiskapende arbeid.
- Medarbeiderne opplever også en betydelig reduksjon i rutineoppgaver, noe som har økt jobbtilfredsheten.
50%
reduksjon i tiden brukt på fakturahåndtering
Vi har vært svært fornøyde med hele prosessen med Dynatos og anbefaler dem gjerne videre – noe vi allerede har gjort.
