Etter hvert som fristen for e-fakturering i februar 2026 nærmer seg, intensiverer det polske finansdepartementet forberedelsene. Med oppdateringer i JPK_VAT-strukturen, lanseringen av opplæringsprogrammet «Wednesdays with KSeF» og nye KSeF 2.0-ressurser får virksomheter nå verktøyene de trenger for full etterlevelse.
Polen går inn i sluttfasen før obligatorisk elektronisk fakturering. Det nasjonale e-faktureringssystemet, Krajowy System e-Faktur (KSeF), blir obligatorisk fra 1. februar 2026 for store skattytere med årlig omsetning over 200 millioner PLN, og fra 1. april 2026 for alle øvrige virksomheter.
For å sikre en smidig overgang har finansdepartementet lansert flere tiltak som gir teknisk, opplæringsmessig og operativ tydelighet for næringslivet.
I løpet av de siste månedene har departementet tatt konkrete grep. Tre tiltak skiller seg spesielt ut:
- Publisering av en oppdatert JPK_VAT-rapporteringsstruktur
- Lansering av opplæringsprogrammet «Wednesdays with KSeF»
- En større oppdatering av den offisielle KSeF 2.0-portalen
Samlet viser dette en koordinert nasjonal innsats for å sikre at virksomheter ikke bare kjenner til endringene, men også er i stand til å implementere dem effektivt.
Samordning av mva-rapportering og KSeF
Den 17. september 2025 publiserte finansdepartementet et utkast til ny struktur for JPK_VAT med deklarasjon (JPK_VAT z deklaracją). Oppdateringen trer i kraft samme dag som KSeF blir obligatorisk, og knytter mva-rapporteringen direkte til e-faktureringssystemet.
De nye versjonene JPK_V7M(3) og JPK_V7K(3) inneholder tekniske tilpasninger for strukturerte e-fakturaer, slik at transaksjonsdata og skattemeldinger er konsistente. De inkluderer også oppdateringer knyttet til Polens panteordning. Utkastene er allerede tilgjengelige for testing, slik at IT-leverandører og regnskapsavdelinger kan forberede systemene i god tid.
Denne samordningen mellom KSeF og JPK_VAT er del av en bredere strategi for å etablere et helhetlig rapporteringsøkosystem. For mer bakgrunn om tidsplan og veikart, se vår artikkel Polen oppdaterer sitt veikart for e-fakturering med KSeF 2.0.
Opplæringsinitiativ: «Wednesdays with KSeF»
For å supplere de tekniske oppdateringene lanserte finansdepartementet et praktisk opplæringsprogram kalt «Wednesdays with KSeF». Fra 24. september til midten av desember 2025 arrangeres ukentlige samlinger både digitalt og fysisk over hele landet. Formålet er å forberede virksomheter på daglig bruk av KSeF, inkludert autentisering, brukerrettigheter, innsending av fakturaer og håndtering ved systemnedetid.
Ved å kombinere digitale og fysiske arrangementer ønsker myndighetene å gjøre overgangen så praktisk og tilgjengelig som mulig. Hver økt tar for seg konkrete brukstilfeller og gir regnskapsførere, gründere og økonomiteam trygghet før systemet blir obligatorisk.
Initiativet viser at myndighetene både håndhever regelverket og støtter implementeringen. For mer kontekst om den bekreftede utrullingen, se Polen bekrefter KSeF-mandatet og 2.0-overgangen.
Nye KSeF 2.0-ressurser for alle brukere
Samtidig er den offisielle KSeF 2.0-nettsiden blitt betydelig utvidet. Departementet har publisert nytt materiale, blant annet:
- En detaljert fire-delt KSeF 2.0-manual som forklarer hvordan man utsteder, mottar og arkiverer strukturerte e-fakturaer
- En oppdatert FAQ-seksjon med svar på tekniske og prosessrelaterte spørsmål
- Endelig FA(3)-skjema og en informasjonsbrosjyre om e-fakturaens struktur og korrekt implementering
Ressursene er tilpasset ulike brukergrupper, som små skattytere, regnskapsførere, tjenesteleverandører og IT-utviklere. Dette gjør dokumentasjonen tilgjengelig både for tekniske og ikke-tekniske brukere.
Med disse verktøyene kan virksomheter teste integrasjoner, konfigurere systemer og lære opp ansatte i god tid før fristen. For en mer detaljert oversikt, se vår artikkel Nye manualer, FAQ-er og veikart publisert for KSeF 2.0.
Fra forberedelse til gjennomføring
Samlet viser utviklingen at Polen beveger seg fra planlegging til konkret gjennomføring. Ved å oppdatere JPK_VAT-strukturen, investere i landsdekkende opplæring og utvide KSeF 2.0-ressursene gir finansdepartementet virksomheter en tydelig vei mot etterlevelse.
Budskapet er klart: Tiden for å forberede seg er nå. Virksomheter som starter tidlig, får en smidigere overgang og reduserer risikoen for hastetiltak i siste liten. Med blikket rettet mot februar 2026 tar Polens e-faktureringslandskap nå full form – strukturert og standardisert for den digitale tidsalderen.
Viktige punkter
- Obligatorisk e-fakturering (KSeF) starter 1. februar 2026 for store skattytere og 1. april 2026 for øvrige virksomheter.
- Den nye JPK_VAT-strukturen sikrer samsvar mellom mva-rapportering og e-fakturering.
- Programmet «Wednesdays with KSeF» gir praktisk opplæring over hele landet.
- KSeF 2.0-portalen inneholder nå omfattende manualer, FAQ-er og skjemaer.
- Virksomheter bør forberede systemer, prosesser og ansatte i god tid før 2026-mandatet trer i kraft.
