Fra 1. januar 2026 gir det polske finansdepartementet skattepliktige mulighet til å utstede og sende strukturerte fakturaer med vedlegg via KSeF 2.0. Funksjonaliteten er valgfri, men underlagt strenge krav til registrering, teknikk og innhold. Virksomheter som planlegger å bruke vedlegg, bør forberede seg i god tid og tilpasse prosesser og systemer til disse kravene.
Denne oppdateringen bygger videre på tidligere steg i Polens KSeF-overgang, inkludert den bekreftede nedstengingen av KSeF 1.0 og den overordnede utrullingsstrategien for KSeF 2.0. For bakgrunn og tidslinjekontekst, se: Polen bekrefter avvikling av KSeF 1.0 før KSeF 2.0, Polen KSeF-oppdatering for februar 2026 og Polen forbereder seg på KSeF-æraen.
Registrering via e-Tax Office
For å kunne sende fakturaer med vedlegg via KSeF 2.0 må skattepliktige først registrere sin intensjon via e-Tax Office. Registreringen sendes som en formell melding og behandles innen maksimalt tre virkedager.
Meldingen krever følgende informasjon:
- Identifikasjonsopplysninger om den skattepliktige
- En kontakt-e-postadresse
- Typen aktiviteter der fakturavedlegg vil bli brukt, som forsyningstjenester eller telekommunikasjon
- Tekniske parametere, inkludert estimert gjennomsnittlig månedlig antall fakturaer og deres gjennomsnittlige størrelse i kilobyte
Når meldingen er godkjent, mottar den skattepliktige en bekreftelse på e-post. Først etter dette kan fakturaer med vedlegg utstedes via KSeF 2.0.
Hvem kan sende inn meldingen
Meldinger kan sendes inn av:
- Individuelle skattepliktige som bruker sitt NIP-skattenummer
- Ikke-individuelle skattepliktige, som selskaper, via en autorisert organisatorisk kontobruker
Autorisasjonsmodellen samsvarer med andre KSeF-tilgangsrettigheter og må være korrekt satt opp på forhånd.
Hvilke vedlegg er tillatt i KSeF 2.0
Vedlegg må være en integrert del av den strukturerte XML-fakturafilen. Kun innhold som er direkte knyttet til skattemessige data er tillatt.
Tillatte vedlegg inneholder data som:
- Støtter eller forklarer skattemessig informasjon på fakturaen
- Er strengt knyttet til fakturatransaksjonen
Følgende er uttrykkelig ikke tillatt:
- Separate eller ustrukturerte filer
- Markedsførings- eller salgsinnhold
- Kontrakter eller avtaler
- Aksept- eller leveringsprotokoller
- Prislister eller generell dokumentasjon
Vedlegg kan ikke brukes som en omvei for å overføre informasjon som ikke er relatert til fakturering via KSeF.
Compliance-risiko og tap av funksjonalitet
Finansdepartementet gjør det klart at misbruk av vedlegg kan få konsekvenser. Ved manglende etterlevelse av reglene kan retten til å sende fakturaer med vedlegg bli trukket tilbake.
Skattepliktige kan også frivillig sende inn en melding for å avslutte bruken av fakturavedlegg. I så fall deaktiveres funksjonaliteten formelt.
Hva dette betyr for virksomheter som forbereder seg på KSeF 2.0
Vedleggsfunksjonaliteten gir fleksibilitet for spesifikke bruksområder, men medfører også økte krav til etterlevelse. Virksomheter bør vurdere om vedlegg er nødvendige for sine faktureringsscenarier og sikre at både innhold og teknisk oppsett holder seg innenfor definerte rammer.
Etter hvert som KSeF 2.0 beveger seg mot obligatorisk bruk, understreker denne oppdateringen den overordnede utviklingen mot strukturert, kontrollert og reviderbar e-invoicing i Polen.
Viktige punkter
Endringer virksomheter må implementere ved bruk av fakturavedlegg i KSeF 2.0 inkluderer:
- Forhåndsregistrering av bruk av vedlegg via e-Tax Office
- Definering av tillatte faktureringsscenarier og tekniske parametere
- Sikring av at vedlegg er innebygd i XML og strengt skattemessig relatert
- Unngå bruk av vedlegg til kontrakter, markedsføring eller annet ikke-fakturainnhold
- Løpende overvåking av etterlevelse for å unngå tap av rettigheter
