Fra 1. januar 2026 giver det polske finansministerium skattepligtige mulighed for at udstede og sende strukturerede fakturaer med bilag via KSeF 2.0. Funktionen er valgfri, men underlagt strenge krav til registrering, teknik og indhold. Virksomheder, der planlægger at bruge bilag, bør forberede sig i god tid og tilpasse processer og systemer til disse krav.
Denne opdatering bygger videre på tidligere skridt i Polens KSeF-overgang, herunder den bekræftede udfasning af KSeF 1.0 og den overordnede udrulningsstrategi for KSeF 2.0. For baggrund og tidslinje, se:
Polen bekræfter udfasning af KSeF 1.0 forud for KSeF 2.0, Polen KSeF-opdatering for februar 2026
og Polen forbereder sig på KSeF-æraen.
Registrering via e-Tax Office
For at kunne sende fakturaer med bilag via KSeF 2.0 skal skattepligtige først registrere deres intention via e-Tax Office. Registreringen indsendes som en formel meddelelse og behandles inden for maksimalt tre arbejdsdage.
Meddelelsen kræver følgende oplysninger:
- Skatteyderens identifikationsoplysninger
- En kontakt-e-mailadresse
- Typen af aktiviteter, hvor fakturabilag vil blive anvendt, såsom forsyningsydelser eller telekommunikation
- Tekniske parametre, herunder det estimerede gennemsnitlige månedlige antal fakturaer og deres gennemsnitlige størrelse i kilobyte
Når meddelelsen er godkendt, modtager skatteyderen en bekræftelse via e-mail. Først derefter kan fakturaer med bilag udstedes via KSeF 2.0.
Hvem kan indsende meddelelsen
Meddelelser kan indsendes af:
- Individuelle skatteydere, der anvender deres NIP-skattenummer
- Ikke-individuelle skatteydere, såsom virksomheder, via en autoriseret organisatorisk kontobruger
Autoriseringsmodellen svarer til andre KSeF-adgangsrettigheder og skal være korrekt opsat på forhånd.
Hvilke bilag er tilladt i KSeF 2.0
Bilag skal være en integreret del af den strukturerede XML-fakturafil. Kun indhold, der er direkte relateret til skattemæssige data, er tilladt.
Tilladte bilag indeholder data, der:
- Understøtter eller forklarer skattemæssige oplysninger på fakturaen
- Er strengt knyttet til faktureringstransaktionen
Følgende er udtrykkeligt ikke tilladt:
- Separate eller ustrukturerede filer
- Marketing- eller salgsindhold
- Kontrakter eller aftaler
- Accept- eller leveringsprotokoller
- Prislister eller generel dokumentation
Bilag må ikke anvendes som en omgåelse til at overføre ikke-faktureringsrelateret information via KSeF.
Compliance-risici og tab af funktionalitet
Finansministeriet gør det klart, at misbrug af bilag kan medføre konsekvenser. Ved manglende overholdelse af reglerne kan retten til at sende fakturaer med bilag blive inddraget.
Skatteydere kan også frivilligt indsende en meddelelse om at stoppe brugen af fakturabilag. I så fald deaktiveres funktionaliteten formelt.
Hvad dette betyder for virksomheder, der forbereder sig på KSeF 2.0
Bilagsfunktionen giver fleksibilitet til specifikke anvendelsesscenarier, men medfører også yderligere compliance-forpligtelser. Virksomheder bør vurdere, om bilag er nødvendige for deres faktureringsscenarier og sikre, at både indhold og teknisk opsætning forbliver inden for de fastsatte rammer.
I takt med at KSeF 2.0 bevæger sig mod obligatorisk anvendelse, understreger denne opdatering den overordnede retning mod struktureret, kontrolleret og reviderbar e-invoicing i Polen.
Vigtige pointer
Ændringer, som virksomheder skal implementere ved brug af fakturabilag i KSeF 2.0, omfatter:
- Forudgående registrering af brugen af bilag via e-Tax Office
- Fastlæggelse af tilladte faktureringsscenarier og tekniske parametre
- Sikring af at bilag er indlejret i XML og udelukkende er skattemæssigt relaterede
- Undgå brug af bilag til kontrakter, marketing eller andet ikke-faktureringsindhold
- Løbende overvågning af compliance for at undgå tab af rettigheder
