6 tips om uw goedkeuringsstromen efficiënter te maken

Is uw interne inkoopprocedure ingericht vol met controles? Hoe lang duurt het om van uw aanvraag een inkooporder te maken? Hoe kunt u het aanvraag tot orderproces versnellen zonder de balans tussen efficiëntie en controle te verliezen?

Een van de belangrijkste strategieën is om uw goedkeuringsketens zo kort mogelijk te houden. U kunt dit doen door technologie te gebruiken en het vertrouwen in de technologie uit te breiden naar uw werknemers. Hier zijn enkele tips die u in de praktijk kunt brengen om uw goedkeuringsstroom te verbeteren en uw interne klanten blij te maken:

Maak deals met uw leveranciers om de beste prijzen te hebben voor artikelen die u vaak koopt. Op die manier kunt u ze van tevoren classificeren als “vooraf goedgekeurde” artikelen en wordt het aanvraagproces vanaf het begin versneld.

Bevorder de transparantie en verantwoordingsplicht.

Stel budgetten in en maak deze zichtbaar voor medewerkers zodat ze kunnen zien hoe de afdeling het doet ten opzichte van het budget. Dit helpt hen om goede aankoopbeslissingen te nemen en de verantwoordelijkheid voor de uitgaven te delen.

Evalueer uw interne goedkeuringsketen opnieuw en overweeg de volgende verfijning:

Probeer alles op het laagst mogelijke goedkeuringsniveau te zetten, inclusief zelfgoedkeuringen. Bied zelf-goedkeuring limieten aan uw team en machtig hen om te kopen met het eigen budget.

Negeer die goedkeurders die geen waarde aan het proces toevoegen. Vraag jezelf af of de bijdrage meer een kijker is of – in feite – een goedkeurende rol heeft.

Creëer een aangepaste goedkeuringsstroom voor kapitaaluitgaven, in plaats van operationele kosten door dezelfde uitgebreide keten te dwingen.

Laat goedkeurders deelnemen wanneer dat nodig is en volgens hun budgetverantwoordelijkheid. Managers die bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor een miljoenenbudget mogen geen enkele duizenden goedkeuring krijgen.

Volg het proces regelmatig op. Focus op de te bestede tijd, in plaats van elke aanvraag in detail te bekijken. Controleer om deze reden ook de timing tussen werknemer aanvraag en inkooporder.

Met Coupa in onze oplossingenportfolio, bieden we u de mogelijkheid om de goedkeuringsketens aan te passen, rapporten in realtime beschikbaar te hebben en om een overzicht van uw budget en uitgaven altijd bij de hand te hebben.

‘Aanvraag tot besteltijd’ is een van de statistieken voor procesefficiëntie die wordt bijgehouden in de Coupa Benchmark. In 2018 geven de bevindingen aan dat de best presterende van de Coupa-klanten aanvragen van werknemers in 11,6 uur in inkooporders in het systeem kunnen omzetten.

Bron: Coupa

Geïnteresseerd in meer? Neem nu contact met ons op.

Gerelateerd

Ik ontvang graag de Dynatos nieuwsbrief en updates


Menu