Is uw interne inkoopprocedure ingericht vol met controles? Duurt het lang om van een aanvraag een inkooporder te maken? Vraagt u zich af hoe u het aanvraag tot orderproces kan versnellen zonder de balans tussen efficiëntie en controle te verliezen?
Een van de belangrijkste strategieën is om uw goedkeuringsketens zo kort mogelijk te houden. U kunt dit doen door verschillende technologieën te gebruiken en het vertrouwen in de technologie uit te breiden en over te brengen naar uw werknemers. Hier zijn enkele tips die u in de praktijk kunt brengen om uw goedkeuringsstroom te verbeteren en uw klanten blij te maken:
Maak deals met uw leveranciers voor de beste prijzen op artikelen die u vaak koopt. Op die manier kunt u ze van tevoren classificeren als “vooraf goedgekeurde” artikelen en wordt het aanvraagproces vanaf het begin versneld.
Bevorder de transparantie en verantwoordingsplicht
Stel budgetten in en maak deze zichtbaar voor medewerkers zodat ze kunnen zien hoe de afdeling het doet ten opzichte van het budget. Dit helpt hen om goede aankoopbeslissingen te nemen en om de verantwoordelijkheid voor de uitgaven te delen.
Evalueer uw interne goedkeuringsketen opnieuw en overweeg de volgende verfijning:
Probeer alles op het laagst mogelijke goedkeuringsniveau te zetten, inclusief zelfgoedkeuringen. Bied zelf-goedkeuring limieten aan uw team en machtig hen om te kopen met het eigen budget.
Negeer goedkeurders die geen waarde aan het proces toevoegen. Vraag jezelf af of de bijdrage meer een kijker is of – in feite – een goedkeurende rol heeft.
Creëer een aangepaste goedkeuringsstroom voor kapitaaluitgaven, in plaats van operationele kosten door dezelfde keten te benaderen.
Laat goedkeurders deelnemen wanneer dat nodig is en geef ze budgetverantwoordelijkheid. Managers die bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor een miljoenenbudget mogen geen enkele duizenden goedkeuring krijgen.
Volg het proces regelmatig op. Focus op de te bestede tijd, in plaats van elke aanvraag in detail te bekijken. Controleer om deze reden ook de timing tussen de werknemer aanvraag en inkooporder.
Met Coupa in ons portfolio, bieden we u de mogelijkheid om de goedkeuringsketens aan te passen, rapporten in realtime beschikbaar te hebben en om een overzicht van uw budget en uitgaven altijd bij de hand te hebben.
‘Aanvraag tot besteltijd’ is een van de statistieken voor procesefficiëntie die wordt bijgehouden in de Coupa Benchmark. In 2018 geven de bevindingen aan dat de best presterende van de Coupa-klanten aanvragen van werknemers in slecht 11,6 uur in inkooporders in het systeem kunnen zetten.
Meer informatie ontvangen over het Coupa Business Spend Management platform? Neem nu contact met ons op.
