¿Estás listo para el GDPR de la UE? Deje que sus documentos financieros cumplan los requisitos con la solución ECM adecuada.

El Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR) entra en vigencia en mayo de 2018. Todas las empresas que procesan datos personales deben cumplir con los requisitos. Eso se aplica a (casi) todas las empresas. Cualquier violación a partir de mayo podría resultar en multas significativas.

¿Te afecta el nuevo GDPR? ¿A qué tipo de datos se refieren?

Según el reglamento:

“El RGPD no solo se aplica a las organizaciones ubicadas dentro de la UE, sino que también se aplicará a las organizaciones ubicadas fuera de la UE si ofrecen bienes o servicios a, o monitorean el comportamiento de los interesados ​​de la UE. Se aplica a todas las empresas que procesan y conservan los datos personales de los interesados ​​que residen en la Unión Europea, independientemente de la ubicación de la empresa «.

«Cualquier información relacionada con una persona física o» sujeto de datos «, que se puede utilizar para identificar directa o indirectamente a la persona. Puede ser cualquier cosa, desde un nombre, una foto, una dirección de correo electrónico, datos bancarios, publicaciones en sitios web de redes sociales, información médica o una dirección IP de la computadora «.

En pocas palabras: cualquier proceso financiero que incluya datos personales se ve afectado por GDPR.

Los documentos involucrados en procesos financieros como: órdenes de venta, facturas, órdenes de compra, notas de entrega, cotizaciones de precios, contratos, etc. desempeñarán un papel especial en la nueva regulación.

Para cumplir con los requisitos del GDPR, un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) es absolutamente esencial, ya que generalmente permite la creación, gestión y archivo seguro de todos los documentos relevantes en el contexto de la protección de datos.

Como parte de nuestra cartera, ofrecemos Windream como una solución de archivo legal y gestión de contenido. El sistema aplicará la nueva regulación convenientemente al proporcionar las siguientes ventajas:

Obligación de documentación

El RGPD requiere una documentación extensa y transparente de todos los procesos relacionados con datos personalizados. Esto exige el uso de una gestión de información especializada. Este sistema tiene que ser el centro de todas las actividades. Windream cubre aspectos como «derechos de acceso limitado a través de un concepto de derechos restrictivos», «transparencia absoluta para procesos relacionados con documentos» y «el bloqueo o la eliminación adecuados de información personalizada» y están directamente vinculados con los requisitos del RGPD de la UE.

Resumen de procesos

El RGPD de la UE requiere una descripción general y una descripción exhaustivas de todos los procesos que se refieren a datos personalizados. Para ese propósito, administrar las descripciones de procesos y la indexación basadas en categorías de datos definidas con precisión, se convierten en características esenciales en su sistema ECM. Si los documentos existentes tienen que cambiarse, estos ajustes deben rastrearse a través de un historial completo de documentos. Windream es capaz de entregar pruebas completas de cambios o extensiones en cualquier momento deseado prácticamente «con solo tocar un botón».

Declaraciones de consentimiento

Según el RGPD, el procesamiento de datos personalizados también se puede autorizar mediante la declaración de consentimiento de la persona respectiva. El GDPR requiere que el consentimiento de la persona afectada deba ser explícitamente probado por la parte responsable. Windream apoya al usuario en la gestión de las declaraciones de consentimiento «reunidas», por ejemplo, con un almacenamiento sistemático en un registro de personas o con un archivo electrónico dentro del sistema ECM.

Solicitudes de eliminación

En general, las personas afectadas tienen derecho a exigir que se eliminen sus datos personalizados de acuerdo con el artículo 17 del RGPD de la UE, si se aplica uno de los motivos mencionados en el artículo. En general, la eliminación de datos de Windream es fácil de lograr y también puede automatizarse. Además de retirar todos los derechos, lo que evita que se vean los datos, también es posible una eliminación utilizando otras formas técnicas, por ejemplo, mediante la adición de propiedades de documentos que transferirán los documentos a un área protegida e iniciarán una eliminación después a través de un concepto automatizado basado en El ciclo de vida del documento.

Teniendo a Windream en nuestro portafolio de soluciones, permítanos ofrecerle ventajas en los conceptos de derechos, acceso y protección, a través del historial de documentos, la función de control de versiones y la indexación para la recuperación rápida de información, hasta la configuración del ciclo de vida de los datos automatizados o manuales. supresión.

Prepárese para las nuevas regulaciones. Administre su documentación de manera compatible con GDPR.

En caso de asesoramiento, contáctenos.

Le ayudaremos a implementar una solución ECM en el menor tiempo posible.

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