{"id":71092,"date":"2026-11-10T09:00:04","date_gmt":"2026-11-10T08:00:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.dynatos.com\/?p=71092"},"modified":"2026-11-10T09:00:08","modified_gmt":"2026-11-10T08:00:08","slug":"ap-automation-implementation-pitfalls","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.dynatos.com\/de\/blog\/ap-automation-implementation-pitfalls\/","title":{"rendered":"H\u00e4ufige Fallstricke bei der Einf\u00fchrung der Kreditorenautomatisierung"},"content":{"rendered":"

Ein Workflow in der Kreditorenbuchhaltung kann die Konfigurationstests bestehen und das Team dennoch vor die Frage stellen, was zu tun ist, wenn eine Rechnung nicht weiterverarbeitet werden kann. Eine erfolgreiche Einf\u00fchrung legt fest, ob eine blockierte Rechnung zur\u00fcckgehalten, zur Korrektur zur\u00fcckgesendet oder f\u00fcr eine fachliche Entscheidung weitergeleitet wird \u2013 und wer f\u00fcr den n\u00e4chsten Schritt zust\u00e4ndig ist.<\/strong><\/p>\n

Eine fehlende Bestellung ist f\u00fcr ein Team selten, f\u00fcr ein anderes allt\u00e4glich. Eine freigabeberechtigte Person kann ihre Rolle gewechselt haben oder Lieferantendaten stimmen m\u00f6glicherweise nicht mit den Daten im ERP-System \u00fcberein. F\u00fcr einen Einzelfall braucht es einen klaren L\u00f6sungsweg. Ein wiederkehrendes Muster kann \u00c4nderungen am Beschaffungsprozess, an den Daten oder am Workflow erfordern.<\/p>\n

Diese Fragen zur Prozessgestaltung kamen auch in zwei k\u00fcrzlich durchgef\u00fchrten AP-Masterclasses von Dynatos auf, in denen die Teilnehmenden denselben Reifegrad-Check ausf\u00fcllten. Die zehn niederl\u00e4ndischen Teilnehmenden erreichten im Durchschnitt 23,2\/40 Punkte, die sieben belgischen 23,9\/40. Beide Werte liegen im Bereich \u201eAutomated\u201c. Ihre Antworten weisen auf unterschiedliche Herausforderungen im Arbeitsalltag hin: Alle zehn niederl\u00e4ndischen Teilnehmenden nannten eine fehlende Bestellung oder eine nicht eindeutig zugeordnete anfordernde Person als gr\u00f6\u00dftes Hindernis f\u00fcr die vollst\u00e4ndig automatisierte Verarbeitung. In Belgien waren der Rechnungseingang und der Kontakt zu den anfordernden Personen generell gut organisiert. Dennoch gaben alle sieben Teilnehmenden an, dass die Kreditorenbuchhaltung blockierte Rechnungen weiterhin manuell nachverfolgt. Sechs erkl\u00e4rten, dass sie Daten selten oder haupts\u00e4chlich bei dringenden Problemen zur Verbesserung vorgelagerter Prozesse nutzen. Diese kleinen Gruppen liefern Kontext f\u00fcr die Diskussion, sind aber keine nationalen Benchmarks.<\/p>\n

Dynatos bietet L\u00f6sungen f\u00fcr die Kreditorenautomatisierung<\/a>, die Rechnungsworkflows unterst\u00fctzen \u2013 einschlie\u00dflich der Weiterleitung und Bearbeitung wiederkehrender Ausnahmen.<\/p>\n

Den Prozess nur f\u00fcr den Standardfall gestalten<\/h2>\n

In Design-Workshops k\u00f6nnen lokale Beschaffungsgewohnheiten \u00fcbersehen werden, wenn ausschlie\u00dflich der vorgesehene Standardprozess im Mittelpunkt steht. Eine gr\u00fcndliche Pr\u00fcfung fragt, welche F\u00e4lle tats\u00e4chlich ungew\u00f6hnlich sind und welche so h\u00e4ufig auftreten, dass sie einen definierten Prozess ben\u00f6tigen.<\/p>\n

Eine Rechnung ohne Bestellung kann eine echte Ausnahme sein, wenn sie selten vorkommt und ihr Hintergrund bekannt ist. Erh\u00e4lt ein Gesch\u00e4ftsbereich solche Rechnungen jede Woche, f\u00fchrt die Bearbeitung in derselben Warteschlange vorhersehbar zu Nachfragen. Ein Einzelfall erfordert eine Entscheidung; ein wiederkehrender Fall kann einen anderen Beschaffungsweg, eine andere Regel oder Kontrolle erfordern.<\/p>\n

Vergleichen Sie vor der Konfiguration, wie h\u00e4ufig Ausnahmen auftreten, welche Ursachen sie haben und wie sie gel\u00f6st werden. Halten Sie einen Prozess f\u00fcr ungew\u00f6hnliche F\u00e4lle bereit, weisen Sie wiederkehrende Aufgaben einer verantwortlichen Person zu und pr\u00fcfen Sie, ob sie sich vorgelagert vermeiden lassen. So wird wiederholtes Nachfassen nicht zur automatisierten Standardarbeit.<\/p>\n

Voraussetzen, dass Daten und Zust\u00e4ndigkeiten gekl\u00e4rt sind<\/h2>\n

Lieferantenstammdaten, Bestellreferenzen und Freigabedaten beeinflussen die Weiterleitung und Validierung. Werden L\u00fccken erstmals in der Rechnungswarteschlange sichtbar, \u00fcbernimmt die Kreditorenbuchhaltung Arbeit, f\u00fcr deren Korrektur sie m\u00f6glicherweise nicht zust\u00e4ndig ist.<\/p>\n

Stimmen Lieferantendaten nicht \u00fcberein, sieht die Kreditorenbuchhaltung m\u00f6glicherweise die Blockierung, ist aber nicht f\u00fcr die Daten verantwortlich. Das Team muss dennoch die zust\u00e4ndige Person finden, die die Daten korrigieren kann.<\/p>\n

Erreicht eine Rechnung eine Person, die ihre Rolle gewechselt hat, oder ist niemand f\u00fcr die Kosten verantwortlich, kann sie in der Warteschlange liegen bleiben, w\u00e4hrend die Kreditorenbuchhaltung nach einer freigabeberechtigten Person sucht. Benennen Sie f\u00fcr solche F\u00e4lle eine Vertretung, damit das Team wei\u00df, wohin es die Rechnung weiterleiten kann.<\/p>\n

Auch die Dokumentenqualit\u00e4t kann zu diesem Problem beitragen. Eine Rechnung kann korrekt erfasst sein und dennoch kann die f\u00fcr die Validierung oder Buchung ben\u00f6tigte Referenz fehlen. Die L\u00f6sung h\u00e4ngt davon ab, ob die Information bei der Erfassung \u00fcbersehen oder nie bereitgestellt wurde.<\/p>\n<\/div><\/div>

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Den Workflow testen, nicht nur die Konfiguration<\/h2>\n

Ein Funktionstest best\u00e4tigt, dass eine Rechnung dem konfigurierten Weg folgt. Er zeigt jedoch nicht, ob dieser Weg auch funktioniert, wenn Informationen fehlen, eine freigabeberechtigte Person ihre Rolle gewechselt hat oder eine Transaktion vom erwarteten Muster abweicht. Testf\u00e4lle sollten die tats\u00e4chliche Arbeit der Kreditorenbuchhaltung abbilden:<\/p>\n